Vous avez peut-être dû demander aux gens de signer des décharges de responsabilités, ou vous avez sans aucun doute dû en signer vous-même à un moment quelconque. Vous êtes-vous déjà demandé à quoi sert vraiment un formulaire de décharge de responsabilité ? Cet article va permettre de clarifier l’objet des décharges de responsabilité et leur rôle en tant qu’outil de votre ministère.
Cet article utilise le terme décharge de responsabilité, mais vous entendrez également souvent des termes tels que des formulaires de permission ou des formulaires d’autorisation. Ces termes ont des définitions distinctes, mais sont souvent utilisés indistinctement dans ce sens particulier.Une décharge de responsabilité est un contrat. Il s’agit d’un accord écrit entre deux parties ou plus, qui a pour but de limiter ou décharger l’une des parties (une personne ou une organisation) de l’exposition à des responsabilités en échange de l’autorisation donnée à une personne de participer à une activité. Cette décharge comporte des limites et elle n’est qu’un outil parmi d’autres dans votre boîte à outils opérationnelle.
Demander aux participants ou aux parents et tuteurs de signer, pour chaque activité, une décharge de responsabilité et de les collecter n’est certainement pas pratique. Alors, qu’est-ce que les formulaires de décharge de responsabilité nous permettent réellement de faire, et pourquoi devons-nous insister pour les obtenir ?
Limitations d’une décharge de responsabilité
Une décharge de responsabilité est un peu comme un phare, lequel brille de tous ses feux, mais ne peut pas réellement empêcher un navire de faire naufrage sur les rochers. Ce que permettent les décharges, c’est de conclure un accord, et de communiquer la nature de l’activité. Lorsqu’elle est associée à un programme effectif, la décharge peut amener une personne ou un parent ou tuteur à se demander si l’événement planifié est quelque chose qu’ils souhaitent vraiment faire ou autoriser.Malheureusement, une décharge de responsabilité signée ne déchargera pas l’organisation de toutes les responsabilités. Les décharges de responsabilité comportent des limites et ne sont pas épaulées par les lois. Les juges tenteront d’en limiter la portée ou de les invalider, car la loi considère les décharges de responsabilités comme injustes et, dans de nombreux cas, comme pas assez spécifiques pour constituer une communauté d’esprits sur ses termes. Le simple fait que vous ayez informé quelqu’un du risque et qu’il ait signé la décharge de responsabilité censée dégager l’organisation de toute responsabilité ne garantit pas une protection absolue en cas de demande d’indemnités. Des événements bien organisés, comportant de saines pratiques de gestion des risques sont votre meilleure défense.
Les décharges de responsabilité signées cinq minutes avant le départ du bus vers l’événement ne sont généralement pas adéquates. Les décharges de responsabilité devraient être soumises des jours ou des semaines avant l’événement, et un délai suffisant devra être accordé pour pouvoir en faire l’examen et poser d’éventuelles questions.
En règle générale, moins la rédaction de la décharge de responsabilité sera spécifique, moins elle vous sera utile. Être spécifique est quelque chose d’essentiel, car les tribunaux se résistent à faire respecter des décharges préalables de responsabilités ou des décharges de responsabilités qui prétendent limiter la responsabilité pour des événements futurs. Un tribunal essayera de se concentrer sur la question de savoir si la décharge de responsabilité était une « décharge de responsabilité en toute connaissance de cause ». En d’autres termes, la personne qui a signé la décharge de responsabilité a-t-elle parfaitement compris à quoi elle renonçait ? Une décharge exhaustive peut sembler préférable, mais elle a moins de chances d’être appliquée. Dans certains cas, une très large décharge de responsabilité peut être exclue de la preuve examinée par un jury.
L’impact de la signature d’un parent pour un enfant mineur est également limité. Dans la plupart des juridictions, dans de nombreuses circonstances, les parents ne peuvent renoncer aux droits d’un enfant en son nom. Si un enfant se blesse du fait de la négligence d’une église, c’est l’enfant qui est propriétaire de la demande d’indemnisation, et non le parent. Dans la mesure où un parent dépose une réclamation contre l’église pour blessure à un enfant, sa signature sur la décharge peut le faire renoncer à un droit parental. Pourtant, cela n’aura que peu d’impact sur la réclamation de l’enfant mineur.
Voici pourquoi vous devez utiliser les décharges
Les directives. Il y a des cas où un formulaire de décharge de responsabilité, de permission ou d’autorisation peut être exigé par des directives, comme dans celles d’une école ou pour les explorateurs et pour d’autres activités pour les jeunes. Veuillez vérifier auprès de votre fédération que vous utilisez bien les formulaires requis.Les soins médicaux d’urgence. Une autorisation médicale est un type de décharge de responsabilité courant qu’il est souvent nécessaire d’obtenir pour permettre un traitement médical d’urgence, en particulier pour les mineurs. Par exemple, si les autorisations médicales ne sont pas obtenues avant un voyage en mission à l’étranger, les soins médicaux pourront être retardés ou refusés.
La communication. Les formulaires de décharge de responsabilité peuvent également servir d’outil de communication formel. C’est un moyen d’alerter une personne, telle qu’un parent ou un tuteur légal, sur les activités prévues et les risques prévisibles. Ils invitent cette personne à répondre en donnant des informations ou à prendre des décisions concernant sa propre participation ou celle de son enfant mineur à cette activité ou à cet événement. Par prudence, une décharge de responsabilité ne doit pas constituer l’outil exclusif de communication. Une décharge de responsabilité accompagnée de toute autre communication écrite décrivant clairement l’événement est préférable. Cette dernière permet de mieux décrire ce qui va être réalisé lors de l’événement. Pour certains événements qui impliquent des activités à haut risque, il faudra prévoir une réunion ou une séance d’orientation.
Par exemple, votre formulaire pourra préciser aux parents que votre groupe de jeunes passera du temps en camping et qu’ils feront des randonnées dans la nature et de la natation. La requête consistera pour le parent à prendre en compte ces informations et à accepter que son enfant puisse participer à de telles activités, en toute connaissance des risques connus, ou à ne pas accepter et ne pas le laisser participer.
Si un enfant a une allergie connue qui pourrait s’aggraver du fait d’une randonnée dans la nature ou s’il ne sait pas nager, ce sont là des raisons pour lesquelles un parent pourrait choisir de ne pas permettre à l’enfant de participer à l’une de ces activités ou aux deux. À tout le moins, la décharge peut provoquer le déclenchement d’une discussion sur les détails de l’événement et sur les mesures de sécurité mises en place pour atténuer les risques.
Il est vrai que chaque cas repose sur ses propres circonstances et spécificités, mais votre défense ne sera probablement pas renforcée si vous ne disposez pas des protections de base d’une bonne décharge de responsabilité.
Que font les décharges de responsabilité ?
Bien que les décharges de responsabilités ne puissent pas complètement dégager une organisation de toute demande d’indemnisation, il existe plusieurs raisons pour lesquelles elles sont essentielles, sans compter sur le fait de se dégager totalement de la responsabilité. La décharge de responsabilité peut servir de preuve concernant :- le consentement parental pour qu’un enfant mineur participe à l’activité spécifiquement décrite.
- la déclaration parentale selon laquelle leur enfant mineur peut participer à l’événement (par exemple, si l’activité implique de la navigation de plaisance ou de la natation, les parents ou tuteurs doivent indiquer si l’enfant est capable de nager).
- la divulgation en connaissance de cause de problèmes de santé, notamment les allergies ou des restrictions alimentaires qui peuvent être pertinentes pour le bon déroulement de l’événement ou pour un prestataire de soins médicaux.
- l’occasion fournie aux parents et tuteurs de lister toutes les activités auxquelles ils NE souhaitent PAS que l’enfant participe. Notez que si une telle restriction est mise en place, l’organisation marraine DOIT y adhérer.
- l’autorisation donnée au personnel ou à une personne spécifiquement désignée pour prendre des décisions médicales d’urgence pour l’enfant mineur.
Les décharges de responsabilité doivent être utilisées pour informer et donner et recevoir formellement le consentement pour la participation à une activité. Vos formulaires de décharge de responsabilité, d’autorisation médicale ou de permission doivent être examinés par un conseiller juridique local avant d’être mis en circulation.
Votre fédération dispose peut-être déjà d’un tel formulaire que vous pouvez utiliser. Nous vous invitons à le vérifier auprès du bureau et à utiliser ce formulaire qu’il a préparé pour vous. Dans le cas contraire, veuillez contacter votre représentant Adventist Risk Management, qui se fera un plaisir de vous soumettre notre modèle de formulaire. Notre modèle doit toujours être examiné par votre fédération et votre conseiller juridique local et être modifié en conséquence pour votre usage.
Dans le meilleur des cas, le formulaire de décharge de responsabilité doit être signé par les deux parents ou tuteurs légaux. Dans l’idéal, les signatures devront être notariées. Si un seul parent ou tuteur signe, le parent non signataire pourra tenter de se soustraire à la décharge de responsabilité dans le cadre d’une demande d’indemnisation ou d’un procès.
Vous devrez conserver les décharges de responsabilité pendant un laps de temps après la fin de l’événement. Cela pourra être des années ou, si des mineurs sont impliqués, de nombreuses années. Jeter le formulaire après le retour de la sortie va à l’encontre du but, car les demandes d’indemnisation peuvent ne pas être présentées pendant un certain temps après l’événement. Les décharges de responsabilités peuvent être scannées et conservées électroniquement. En fin de compte, une décharge de responsabilité jetée dans une décharge n’aidera pas l’organisation si une réclamation est présentée.
J’espère que cet article vous aura donné un aperçu de ce que les décharges de responsabilité peuvent et ne peuvent pas faire, et de ce que vous essayerez d’obtenir lorsque vous demanderez à quelqu’un d’en signer une. N’oubliez pas ces points clés :
- La décharge de responsabilités doit être rédigée dans un langage clair.
- La décharge de responsabilité doit décrire clairement les activités réelles et spécifiques qui feront partie de votre événement planifié.
- Enfin, il faut laisser suffisamment de temps aux parents et tuteurs pour examiner la décharge de responsabilité et pour poser des questions.
- Des mesures devront être prises en fonction des réponses et des informations fournies par les parents ou tuteurs.
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