En tant que planificateur d’événements du ministère, votre objectif est de réussir votre événement. Un point de référence pour l’évaluation de l’événement consiste à s’assurer que tout le monde s’en va content et sans une égratignure.
Les événements des ministères combinent les personnes, les activités et les lieux, ce qui a pour effet de créer un certain niveau de risques. Voici donc cinq domaines clés pour protéger les événements de votre ministère ainsi que ses participants, que vous organisiez une rencontre sociale de l’église, une campagne d’évangélisation, un concours scolaire de science ou un camporée.
1. Lois et règlement
Le règlement peut aller du plus simple, tel que le fait d’autoriser ou non les tirs de feux d’artifice, à plus compliqué, comme le fait de réguler le nombre de personnes qui peuvent occuper en même temps le lieu de l’événement. Connaître les normes établies, applicables à votre événement, peut vous permettre d’offrir aux participants une expérience plus sûre. Consultez le responsable du lieu ou le capitaine des pompiers local pour savoir quelles sont les lois applicables et pour déterminer comment les appliquer à votre cas.
2. Sécurité
En tant qu’église ouverte à tous, vous devrez éventuellement vous tenir prêt à ne pas laisser entrer ceux qui voudraient nuire à votre événement. Les étapes que vous pouvez prendre incluent :- L’établissement d’un périmètre autour de votre événement en permettant l’entrée uniquement aux participants inscrits ou invités.
- L’affectation d’observateurs qui veilleront sur les différentes zones de l’événement. Ils seront là pour aider les participants et pour signaler des comportements suspects.
- Si le besoin de sécurité armée se fait sentir, prenez contact avec votre chargé de compte pour obtenir des conseils concernant la souscription d’une couverture d’assurance responsabilité civile adéquate et pour être sûr que le projet de contrat avec un service professionnel de sécurité est approprié.
Insérez la citation : vous devrez éventuellement vous tenir prêt à ne pas laisser entrer ceux qui voudraient nuire à votre événement.
3. Urgences
4. Enfants
- Établissez une procédure d’entrée-sortie pour que les parents et tuteurs laissent leurs enfants à vos soins.
- Prévoyez un minimum de deux adultes qualifiés pour superviser chaque activité ou groupe, et établissez les meilleures proportions superviseurs-enfants pour chaque niveau de risque qu’implique l’activité (lien vers la fiche d’information sur la supervision des jeunes).
- Vous pourrez également avoir besoin de formulaires de consentement pour chacun des enfants participants.
- Dans le cadre de votre plan d’action d’urgence, planifiez ce que vous devrez faire si un enfant vient à manquer.
Insérez la citation : Si votre événement implique des enfants, prévoyez leur sécurité et leur supervision.
5. Nourriture
Les repas partagés, les réunions sociales, les dîners style haystacks, les banquets et les bons repas fraternels sont les éléments de base de nombreux événements de l’église. Si votre événement comporte un volet nourriture, veillez à la sécurité de la nourriture et du personnel de votre cuisine.- Formez le personnel aux normes de sécurité, aux protocoles et au matériel de cuisine.
- Assurez-vous que le matériel de cuisine est en bon état de fonctionnement.
- Faites le nécessaire pour que les aliments soient conservés à bonne température. Les aliments périssables ne doivent pas être laissés sans réfrigération pendant plus de deux heures.
Les événements sont l’une des façons pour nous de fraterniser et de prédiquer au monde. Couvrez ces cinq domaines pour protéger votre prochain événement afin que chacun puisse passer du bon temps.
