Pourquoi devrais-je me soucier de planifier la maintenance et les réparations ? Cela ne revient’il pas au même d’attendre simplement la panne puis de réparer ? Non, la planification est cruciale pour le succès et la pérennisation de votre ministère. Benjamin Franklin disait : « En omettant de vous préparer, vous vous préparez à l’échec. »
Imaginez que vous êtes le directeur d’une de nos écoles. Lundi matin, vous retournez au travail pour découvrir une grande nappe d’eau recouvrant le sol de la cafétéria, et des odeurs d’aliments avariés. Une série de petites fissures a entrainé la rupture par fatigue d’une tige de piston dans le compresseur d’un réfrigérateur, provoquant ainsi une panne de froid à l’intérieur du congélateur. Cette panne a eu lieu durant le week-end et a provoqué l’avarie d’un nombre considérable d’aliments.
Dégâts matériels : 1 750 dollars
Avarie ou dommages consécutifs : 8 500 dollars
Imaginons que vous êtes le diacre de votre église et que se produit une panne dans vos installations. Du fait de la présence de craquelures sur une partie, il faut remplacer la chaudière en fonte, mais, en raison des basses températures, les services religieux devront se tenir ailleurs en attendant le changement de chaudière.
Dégâts matériels : 9 000 dollars
Dépenses supplémentaires : 500 dollars
En tant qu’intendants de l’église de Dieu, il est important de comprendre et d’embrasser la vocation de prendre grand soin des choses que Dieu nous a confiées. Il existe des raisons d’ordre pratique de planifier la maintenance régulière et les réparations, et qui expliquent pourquoi la budgétisation prévoyante marque une différence de façon importante.
Planification de la maintenance et des réparations
Un manque d’entretien peut conduire à des situations dangereuses et à des accidents. Ce qui aurait pu être une réparation préventive relativement abordable représente maintenant des frais de dépannage beaucoup plus élevés. Par exemple, si vous avez oublié de remplacer les vieux pneus de votre fourgonnette du ministère par de nouveaux pneus, vous pouvez avoir un accident de voiture qui coûte la vie de vos fidèles ou de vos étudiants. La proactivité et la prévision sont la clé du succès lorsque vous planifiez une activité de l’église ou de l’école. Durant la phase de planification, on se pose une question courante : où trouverons-nous l’argent pour le faire ?
[Citation principale : Un manque d’entretien peut conduire à des situations dangereuses et à des accidents.]
Budgétisation de la maintenance et des réparations
Considérant que les assurances rejettent les réclamations d’indemnisations associées à l’usure et au manque d’entretien, il est crucial de budgétiser la maintenance et les réparations. Chaque année, nos églises et nos écoles devraient réserver des ressources spécifiques, afin d’atteindre l’objectif de maintenir correctement les bâtiments ou les équipements. N’associez pas ce budget à celui d’autres ministères ou d’autres activités. Nommez un chef d’église qui gérera, organisera et contrôlera les ressources allouées à la maintenance.
Quand le conseil de l’église ou de l’école se réunit pour examiner et planifier les activités de maintenance pour l’année, considérez les questions suivantes :
- Quelles tâches de maintenance devraient être réalisées dans les bâtiments cette année ?
- Centrez-vous tout d’abord sur les éléments les plus importants ou les plus décisifs.
- Incluez un équipement avarié, des systèmes de sécurité défectueux, ou une zone de vos installations qui représentent un risque pour le bien-être des membres.
- Consultez le formulaire d’auto-inspection de la propriété d’Adventist Risk Management (ARM) pour identifier les risques.
- Déterminez les frais associés à chaque élément décisif.
- Centrez-vous tout d’abord sur les éléments les plus importants ou les plus décisifs.
- Utilisons-nous le véhicule de l’église ou de l’école pour les activités ?
- Faites contrôler régulièrement chaque véhicule pour vous assurer qu’il est en bon état de conduite. Consultez la feuille d’inspection du véhicule avant départ d’ARM avant chaque utilisation, pour vous assurer de contrôler soigneusement le véhicule.
- Tenez un registre de chaque réparation, y compris les vidanges d’huile, pour savoir à quelle date devra avoir lieu la suivante. Tenez-en compte aussi dans vos plans de maintenance pour l’année.
Avarie de l’équipement
Même après une maintenance adéquate et un bon entretien des équipements, il survient parfois des situations incontrôlables, et les machines tombent en panne. La plupart des institutions ont une chaudière, des climatiseurs, un système de distribution électrique, des tableaux électriques, des compresseurs d’air, et bien d’autres. Le remplacement de ce type d’équipements peut s’avérer assez onéreux en cas d’avarie. Une assurance couvrant vos équipements en cas de panne assure la protection et la tranquillité d’esprit des administrateurs de l’église et de l’école. Contactez votre chargé de comptes ARM pour plus de détails sur l’assurance contre les pannes d’équipements.
Soyez proactif, gardez une longueur d’avance
La gestion des risques consiste à garder une longueur d’avance. Tout d’abord, identifiez les risques, puis prévoyez et créez une stratégie pour contrôler le risque. En fin de compte, avec l’application des ressources et des pratiques concernant la prévention, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vous avez été proactif. Et si un accident survient, Adventist Risk Management, Inc. est prêt à vous aider. Notre ministère est de protéger votre ministère.
Références :
Info Sheet - Equipment Breakdown Coverage for Schools and Learning Institutions (Document d’information — Assurance contre l’avarie des équipements pour les écoles et les établissements d’enseignement).
