« Je n’aurais jamais cru que cela pouvait arriver à notre église. »
Trop souvent, ces mots sont prononcés après qu’une église eut subi une perte financière. Une perte financière peut se produire à tout moment et entraîner des conséquences importantes, notamment, une perte de confiance de la congrégation, des contentieux ou des poursuites de membres de l’église. Pour organiser des mesures de sauvegarde, nous devons nous poser cette question : quelles sont les causes des pertes financières ?
1. Une faiblesse dans le système financier de l’église.
2. Une personne qui subit des pressions alors qu’elle occupe un poste financier lui donnant le contrôle des finances de l’église.
3. Une personne qui occupe un poste financier et qui justifie le fait de commettre une fraude financière en se fondant sur sa propre logique interne.
Avez-vous remarqué les deux éléments principaux qui entraînent des pertes financières dans ces trois cas ? Ce sont le système et les personnes. Ces éléments sont les fondements qui doivent mener à la protection des finances de l’église.
Prenez connaissance de votre équipe de trésorerie
Les personnes représentent le facteur de risque le plus élevé en matière de risques financiers, car elles peuvent défaire un système bien implanté. Sachez qui choisir pour les postes financiers et assurez une surveillance régulière sur ceux-ci. Les personnes composant l’équipe de trésorerie de l’église ne doivent pas être celles que l’on « a élues parce personne d’autre ne voulait du poste ». Si tel est le cas, vous mettez les finances de votre église en danger.Les postes financiers doivent être confiés à des personnes qui ont une ferme conviction en leur foi et des connaissances en matière de tenue de registres financiers. Une personne sans fortes convictions peut être encline à voler. Si l’on n’a pas de solides connaissances en la matière, on pourra commettre des erreurs. Il faudra réévaluer les postes au sein de votre équipe de trésorerie à mesure de l’évolution des circonstances personnelles.
Établissez clairement les rôles et responsabilités
De nombreuses églises ne parviennent pas à bien spécifier les rôles au sein de leur équipe de trésorerie, ce qui entraîne des lacunes en matière de responsabilités parmi celle-ci. Il en découle une certaine confusion parmi les autres membres, quant à la façon dont sont gérées les finances de l’église. Afin de se prémunir contre ce type de situation, il faut établir des descriptions de tâches permettant de créer un cadre de responsabilisation.Le fait de répartir les responsabilités permet également de clarifier les rôles et peut empêcher la fraude. Par exemple : deux diacres pourront collecter et compter la dîme et les offrandes avec un trésorier adjoint. Le trésorier adjoint déposera ensuite les sommes récoltées. Le trésorier devra établir les rapports financiers. Ceci permet de créer une séparation des tâches et un système dans lequel les diacres se contrôlent mutuellement afin de détecter des erreurs de comptage, et permet au trésorier d’établir des états financiers précis.
Établissez des objectifs financiers et passez-les en revue
Savez-vous comment est réparti l’argent de l’église ? Votre équipe de trésorerie connaît-elle les objectifs que l’église s’est fixée pour l’année ? Quand le conseil de l’église a-t-il vu un rapport financier pour la dernière fois ?
En répondant à ces questions fondamentales, vous vous assurerez que plusieurs personnes vérifient les registres financiers de l’église. Cela permet au pasteur, au conseil et au comité financier d’agir en tant qu’auditeur financier. Cela permet également de garantir que les ressources sont bien utilisées comme prévu. Si des enregistrements injustifiés sont découverts, ils doivent faire l’objet d’une enquête.
Ces trois étapes sont les éléments constitutifs d’une réduction des facteurs de risques humains et de la création d’un système financier optimal. Prenez le temps de bien connaître votre équipe financière. Effectuer des contrôles de routine peut faire des merveilles pour le maintien du système financier de l’église. La définition des objectifs et leur révision vous donnent une raison de faire attention aux finances de l’église et de confirmer l’atteinte des objectifs. Si les précautions pour choisir la bonne équipe ne sont pas prises, et si de multiples vérifications et contrôles ne sont pas établis, l’église ouvre elle-même la porte à des risques financiers importants.
