En tant qu’intendants financiers, nous devons gérer prudemment les ressources qui sont confiées aux ministères de nos églises et surveiller attentivement la façon dont elles sont utilisées. Cela implique de prendre des mesures pour prévenir la fraude et les détournements de fonds. De nombreuses églises utilisent désormais des cartes de débit dans leurs ministères. Si c’est votre cas, il est essentiel que vous compreniez les risques et preniez des mesures appropriées pour éviter les pertes liées à leur utilisation.
Bien qu’il existe de nombreuses formes de paiements, cet article traite spécifiquement de l’utilisation des cartes de débit au sein des églises locales. Une carte de débit peut offrir des avantages par rapport à une transaction en espèces, mais elle peut également entraîner des risques qui ne sont pas aussi évidents à première vue. Il est essentiel d’être conscient du côté « risques » de l’équation pour pouvoir prendre une décision éclairée. Voici quelques-uns des compromis typiques :
- Une carte de débit peut être un moyen pratique de déposer des chèques et des espèces sur un compte bancaire. Par contre, cela signifie aussi que quelqu’un pourra retirer des fonds aussi rapidement sans qu’aucun contrôle ne soit en place. L’utilisation de bordereaux de dépôt remis à un employé de banque est-elle une option plus simple et moins risquée ?
- Bien que les cartes de débit réduisent le risque lié à la seule utilisation des espèces, elles sont tout de même susceptibles d’entraîner des transactions frauduleuses. En fonction de la banque ou de la société émettrice de la carte, ces transactions frauduleuses ne sont pas toujours remboursables. Si l’objectif est de faciliter les paiements, préférez les cartes de crédit car elles offrent une protection antifraude plus solide.
- Une carte de débit pourra réduire le temps de traitement du remboursement pour un trésorier de l’Église. Par contre, des contrôles supplémentaires devront être mis en place, ce qui pourra entraîner un temps plus long de traitement.
Si vous continuez à accepter les risques associés à l’utilisation d’une carte de débit, vous devez établir certains contrôles de base. Un contrôle est une procédure utilisée pour gérer les ressources et réduire les risques de fraude. Chaque fois qu’une procédure financière subit un changement, il est essentiel de réévaluer les contrôles mis en place et d’en développer de nouveaux si cela est nécessaire.
Voici quelques contrôles que vous devez envisager de mettre en œuvre si votre église utilise une carte de débit ou pense en acquérir une :
- Il est fondamental de mettre en place une procédure de rapprochement des transactions. Pour justifier chaque opération, il faudra fournir rapidement un reçu ou un autre document justificatif. Si ce contrôle n’est pas mis en place, vous ne devez pas envisager d’utiliser une carte.
- Chaque utilisateur de carte doit recevoir et signer une directive concernant l’utilisation de la carte de débit ou de crédit. Ce document décrit les responsabilités des différentes parties. Il montre à quel point les responsabilités qui leur incombent doivent être prises au sérieux. Vous pouvez trouver un exemple de la politique d’Adventist Risk Management ici.
- Vous pouvez configurer votre compte de manière à interdire les retraits d’espèces avec la carte de débit. Cela vous permettra d’utiliser la carte de débit pour effectuer des dépôts, mais éliminera le risque de retraits non approuvés, et cela limite l’accès aux fonds à ceux qui détiennent l’autorisation de signer des chèques.
- Le conseil d’administration de l’église doit décider par votation qui, des dirigeants de l’église, pourra se voir attribuer une carte, et en limiter le nombre au strict nécessaire. Alors que des changements de dirigeants se produisent dans les ministères, il faudra effectuer un examen périodique pour déterminer si ces remplaçants auront toujours besoin de ces cartes de débit.
- Établissez une stratégie des limites de dépenses et d’autorisation. Le conseil peut choisir d’établir une limite sur les achats de plus de 500 USD en demandant une approbation préalable du pasteur, du trésorier ou de l’ancien principal. De plus, tout le monde n’a pas besoin de la même limite de dépenses. Envisagez également de définir un montant maximal de retrait par jour ou par retrait. Une limite plus basse signifie une moindre exposition au risque.
L’accès aux fonds de l’église par le biais d’une carte de débit implique des responsabilités qui doivent être prises au sérieux. Si les risques supplémentaires ne sont pas compris et contrôlés, ces responsabilités ne devront pas être assumées. Lors de la mise en place d’un contrôle, il est important de trouver un équilibre entre la difficulté à le mettre en œuvre et le risque qu’il permet de contrôler. Un contrôle trop difficile à surveiller ou à mettre en place disparaîtra rapidement lorsque des raccourcis possibles auront été trouvés. Évaluez périodiquement les contrôles mis en place pour savoir s’ils sont bien mis en œuvre et s’ils sont efficaces. Bon nombre de ces responsabilités incomberont au trésorier de l’église, qui sera chargé de mettre en œuvre ces contrôles et d’en faire le suivi. Un remerciement particulier à tous les trésoriers d’églises qui ont consacré de nombreuses heures de service à nos églises locales. Il peut être facile d’oublier que le Trésor est un ministère essentiel à notre mission. Sans chacun de vous, notre Église ne serait pas en mesure de continuer à tout mettre en œuvre pour aller à la rencontre des âmes perdues de ce monde. Merci à vous !
Références
Diary of Consumer Payment Choice
Exemple de politique d'utilisation des cartes de débit / crédit
Crédits d'image: iStock/SARINYAPINNGAM
