L’établissement de contrats

Cherchez-vous des terrains de camping pour y organiser la retraite de votre petit groupe ? Espérez-vous enfin pouvoir louer cette photocopieuse commerciale pour votre église locale ? Vous demandez-vous si vous devriez passer un contrat avec le nouveau professeur de violon qui utilise la salle de musique de votre académie tous les mardis matin ?

Tous ces scénarios requièrent l’établissement d’un contrat. Alors que vous devriez toujours demander à un avocat d’examiner tout contrat avant de le signer, de la même façon, il est important que vous examiniez ce contrat par vous-même. À moins que votre organisation ne travaille régulièrement avec un avocat, celui-ci n’aura tout simplement pas le même niveau de connaissance des intérêts et des préoccupations de votre organisation que vous. Cet article va se focaliser sur le processus d’établissement d’un contrat, il comprend quelques éléments clés que vous devrez examiner avant d’envoyer le contrat à l’avocat.

1. Vérifiez si la personne qui va signer le contrat est bien celle qui doit le signer

La personne qui va signer le contrat est-elle autorisée à le faire au nom de l’église ou de l’école ? Dans l’affirmative, assurez-vous que cette personne indique clairement sa propre capacité à la représenter. Par exemple, au lieu de signer simplement « John Smith », il devra signer « John Smith, trésorier de la fédération Intel ». Le fait de ne pas faire suivre sa signature de la mention de l’autorité compétente, ou de ne pas indiquer que vous signez en tant que représentant de votre organisation, implique que le signataire pourra être rendu personnellement responsable des contrats qu’il signe.^[i] Vérifiez auprès de votre fédération locale si les contrats doivent plutôt être signés par un représentant de celle-ci.

2. Vérifiez l’exactitude des dénominations juridiques des parties

Connaissez-vous la dénomination juridique exacte de votre organisation ? Bien sûr, vous savez pour qui vous travaillez, mais le savez-vous avec précision ? Selon que votre organisation est incorporée ou non, son nom pourra être plus long que vous ne le pensez et pourra différer du nom couramment utilisé. Vérifiez toujours l’exactitude de la dénomination juridique de votre organisation auprès du bureau adéquat.

3. Vérifiez les dates et les clauses du contrat

La durée d’un contrat commence à sa date d’entrée en vigueur, laquelle est généralement la date à laquelle le contrat est signé. Lorsque les parties signent à des dates différentes, le contrat prend effet à la date signée par la dernière des parties à signer. Votre contrat indique-t-il quand prendront fin les clauses du contrat ?   Si aucune date de fin n’est mentionnée dans le contrat, il est recommandé d’en établir une pour éviter toute incertitude.

4. Assurez-vous que le contrat établit en toute clarté ce qui se passerait en cas de problème

Nous signons des contrats afin de déterminer ce qui doit être fait lorsque quelque chose ne se passe pas comme prévu.

• Recherchez les dispositions en matière de modification et de renonciation. Y a-t-il une certaine souplesse dans les dispositions contractuelles en cas de changement des besoins ou des conditions d’exploitation ? Par exemple : les modalités d’un échéancier de paiement peuvent-elles être renégociées durant la période contractuelle ?^[ii]
• Recherchez les clauses de non-exécution. Qu’est-il prévu lorsque les biens ou les services promis ne sont pas livrés selon ce qui a été stipulé dans le contrat ? La résolution fournie dans le contrat est-elle acceptable pour votre organisation ?
• Quels frais et pénalités peuvent être appliqués ou déclenchés ? Certains frais courants que l’on peut trouver dans les contrats comprennent les frais pour des paiements en retard, les frais pour des fonds insuffisants et les frais ou charges pour non-respect de clauses de l’accord.^[iii]

5. Recherchez les exigences en matière d’assurance et de responsabilité civile

Les contrats comportant des clauses d’assurance énoncent généralement la couverture minimale requise et les événements qui déclencheraient la responsabilité civile. Vérifiez auprès de votre fédération ou de votre chargé de compte d’Adventist Risk Management, Inc. (ARM) si les exigences d’assurance énoncées sont couvertes par votre police ARM. Ce dernier sera en mesure de vous informer si une couverture complémentaire peut s’avérer nécessaire. Il pourra également vous conseiller sur les exigences d’assurance que vous devriez imposer à l’autre partie.

6. Examinez le contrat avec un avocat

Dans la mesure du possible, examinez toujours votre contrat avec un avocat local. Il existe plusieurs dispositions qu’un avocat expérimenté devrait prendre en compte lors de l’examen d’un contrat, telles que la portée de l’accord et les conditions de paiement.^[iv] Il s’assurera également que vous respectiez toutes les lois locales applicables.

7. Désignez un responsable de contrat.

Une fois votre contrat signé et mis en œuvre, votre organisation devrait dans l’idéal disposer de quelqu’un chargé de la gestion de tous les contrats signés. Cette personne conserverait des copies de tous les contrats signés et garderait une trace des dates d’échéances sur un calendrier distinct. Il ne s’agit pas seulement des dates de début et de fin des dispositions du contrat ; il peut également s’agir de noter la date la plus proche à laquelle une résiliation anticipée est autorisée ou de fixer un rappel quelques semaines avant l’échéance des renouvellements. Tous les échéanciers implicites du contrat doivent être portés sur un échéancier.

Dans l’idéal, le responsable de contrat supervisera également toutes les signatures numériques utilisées par l’organisation. Il s’assurera que les signatures numériques et les cachets de signature soient gardés dans un endroit sûr, avec un accès restreint. Il est facile d’utiliser à mauvais escient les signatures numériques et les cachets de signature, leur accès doit donc faire l’objet de toutes les précautions voulues.^[v]

Conclusion

Les contrats peuvent être pesants. Même si un avocat peut être d’un grand secours, personne n’a de plus profonde connaissance de votre ministère que vous-même. Les sept points exposés ci-dessus offrent des informations utiles pour que vous puissiez vous assurer que votre contrat est prêt à être signé et qu’il a fait.