Initiatives de gestion du risque

Objectif et champ d’application

En réponse à la fréquence accrue d’importantes pertes par sinistres, Adventist Risk Management^®, Inc. (ARM) travaille tous les ans avec le comité de gestion des risques de la Division nord-américaine (DNA) pour mener des initiatives spécifiques et pratiques. Nous avons le devoir de protéger les actifs qui nous sont confiés, et nous devons fournir un environnement sûr pour nos employés, nos membres, nos invités et nos bénévoles, afin de permettre au ministère de l’Église adventiste du septième jour de se développer. Nous devons continuer à investir dans la gestion des risques, en tant que partie intégrante et fondamentale de notre ministère.
 
Les initiatives suivantes s’appuient sur les lignes directrices et les ressources déjà mises en place. L’une des plus grandes menaces auxquelles nous sommes confrontés est la passivité en matière de gestion des risques. En tant que dirigeants, nous pouvons remédier à cela en faisant de la gestion des risques une priorité majeure à tous les niveaux de nos organisations, et en fournissant de manière plus proactive du matériel pédagogique à l’intention de nos dirigeants, de notre personnel et de nos bénévoles locaux. La protection de nos organisations est une chose que nous pouvons accomplir ensemble.

Initiatives 2025 de la DNA sur la gestion des risques

Cette année, ARM met l’accent sur la création d’opportunités permettant à l’encadrement structurel de soutenir, à travers l’organisation dont il a la charge, des actions quantifiables et des initiatives de gestion des risques concernant :

• Les relations informelles.
• La sensibilisation aux cyberrisques.
• La protection des personnes vulnérables.

VEUILLEZ NOTER que les éléments soulignés ci-après indiquent une ressource qu’ARM partagera avec le comité de gestion des risques des organisations pour faciliter la mise en œuvre de l’objectif.

Abonnez-vous à Solutions, la lettre d’information électronique gratuite d’ARM qui propose des conseils pratiques sur la gestion des risques et des informations personnalisées pour votre ministère en matière de sécurité. Solutions est publié toutes les deux semaines pour les administrateurs, les pasteurs, les enseignants et les volontaires laïcs de la congrégation.
 

Les dirigeants des organisations doivent réserver suffisamment de temps et de ressources pour mettre en œuvre une bonne gestion des actifs qui leur sont confiés. Un comité de sécurité représente un puissant moyen de soutenir la gestion des risques et de démontrer que celle-ci est cruciale pour la pérennité du ministère de notre organisation.

Planification ou création d’un comité de gestion des risques d’ici au 31 janvier 2025

En tant que dirigeant de ce comité, le président a la possibilité de définir un nouveau cap, de générer une sensibilisation aux risques et de veiller à l’engagement envers la gestion des risques. Le ministère de la gestion des risques a pour but de protéger la capacité d’une organisation à mener à bien sa mission, ce qui en fait donc la priorité absolue du président. Personne d’autre que la personne qui occupe ce poste ne peut diriger toutes les fonctions du ministère.

Le chargé de compte d’ARM (secrétaire) devra structurer les réunions à travers la rédaction de l’ordre du jour qu’il soumettra au président pour approbation. Il sera également chargé de fournir des informations, des données et des ressources pour soutenir les efforts du comité.

Le comité devra inclure un secrétaire, un trésorier et des responsables choisis parmi les ministères de la fédération, tels que ceux de la jeunesse et de l’éducation.

Le comité devra se réunir au moins deux fois par an, le calendrier des réunions de 2025 devant être fixé pour le 31 janvier 2025. Nous demandons qu’une réunion ait lieu en début d’année (dans le premier trimestre), la seconde devant avoir lieu au plus tard au troisième trimestre, pour permettre la communication, la planification et la présentation de rapports lors des réunions de fin d’année ainsi que pour l’année suivante.

Points permanents de l’ordre du jour pour 2025 :

• Passer en revue toutes les fonctions du ministère pour recenser les relations informelles :
  • Assurer la conformité avec DNA WP E-85.
  • Recenser la présence d’organisations 501c3 (entités séparées) au sein de la fédération.
  • Passer en revue certaines pratiques des entités de l’Église adventiste d’accepter des dons pour soutenir les ministères, et y mettre un terme.
  • Recenser dans quels cas un accord sur l’utilisation des terrains ou un contrat s’avère nécessaire.
• Passer en revue, analyser, évaluer et traiter les menaces en matière de cybersécurité
  • Former nos dirigeants, nos employés et nos bénévoles aux directives et pratiques actualisées de façon à les préparer à faire face à ces risques.
• Vérification continue des antécédents des bénévoles nommés à des postes (pour la protection des personnes vulnérables)
  • Évaluer dans quelle mesure les bénévoles sont contrôlés au regard du nombre estimé ou connu de bénévoles.
• Passer en revue les faits saillants identifiés à partir des tendances de l’analyse des sinistres (pour les lourdes pertes ou les pertes fréquentes), dans le but d’établir les priorités des taches de contrôle des pertes, d’inspection et de formation.
• Passer en revue les faits saillants identifiés à partir des tendances des recommandations d’enquête reçues (auto-évaluations ou fournies par les experts), en particulier les notifications exposant des points à haut risque. Faire si nécessaire un suivi avec l’église ou l’école locale.
• Élaborer une stratégie pour retirer tous les véhicules interdits encore en circulation.
• Veiller à ce que chaque « audit » des organisations constituantes comprenne des questions sur la gestion des risques.
• Passer en revue et créer des possibilités de présentations formatives lors des réunions de 2025 : réunions de travail, orientation du personnel des camps, réunions des dirigeants des églises locales, etc.
• Promouvoir la communication d’Adventist Risk Management :
  • Abonner les employés à Solutions, le bulletin d’information électronique d’ARM, en fournissant les adresses électroniques actualisées des employés (comptes de messagerie fournis par l’organisation) à votre chargé de compte.
  • Inciter les dirigeants des églises et écoles locales à s’abonner à Solutions, le bulletin d’information électronique d’ARM.

QUI ?

1. Les trois principaux dirigeants de chaque organisation.
2. Les principaux directeurs de l’organisation.
3. Le gestionnaire des risques.
4. Le chargé de compte d’Adventist Risk Management^®, Inc.

POURQUOI ?
L’église adventiste a connu des pertes importantes liées aux relations avec des parties extérieures, telles que des ministères de soutien. En raison d’un manque de clarté dans la définition de la distinction entre une organisation et l’autre, le programme d’assurance de l’église a dû endosser la responsable de la perte importante d’organisations de soutien. Pour atténuer ces risques, il faut faire des distinctions claires entre les rôles et la gestion de chaque organisation.

• DNA WP E85 — Conflit d’intérêts

« Les personnes qui, en vertu du poste qu’elles occupent ou en raison de leur lieu de travail, sont invitées à siéger dans des conseils d’administration, à être membres de comités d’autres entités ou organisations qui ne sont pas répertoriées dans l’annuaire des adventistes du septième jour, doivent obtenir l’approbation de leur organe directeur compétent ou de leur comité administratif, et doivent divulguer leur appartenance à ces conseils ou comités. »
 
QUOI ?

1. Les chargés de compte formeront leurs clients au sujet de la structure de l’église.
2. Mettre en œuvre un processus de passage en revue des conflits d’intérêts.
3. N’accepter que les dons provenant d’entités confessionnelles.
4. Passer en revue tous les contrats et accords d’utilisation des terrains dans le but de détecter les éventuels risques.
5. Passer en revue les exigences en matière d’assurances envers les tiers, et mettre en œuvre un processus pour s’assurer qu’elles sont bien souscrites et qu’elles font l’objet d’un suivi.
6. Formation : ARM fournira des articles, proposera des séminaires en ligne et des présentations afin de former les dirigeants des fédérations et des niveaux locaux et de les doter de connaissances et de ressources.

QUI ?

1. L’encadrement des organisations.
2. Adventist Risk Management^®, Inc.

POURQUOI ?
L’augmentation du cyberrisque est l’une des conséquences de notre dépendance à l’égard des technologies. La société commence à répondre à ces risques en imposant davantage d’exigences réglementaires qui infligent des amendes en cas de non-conformité, telles que la Loi californienne sur la protection de la vie privée du consommateur (CCPA), le Règlement général sur la protection des données (GDPR) et le Règlement sur la cybersécurité du département des services financiers de New York (23 NYCCR 500). En évaluant notre niveau de cyberexposition et en nous formant sur les mesures que nous pouvons prendre pour sécuriser nos réseaux, nos systèmes et nos données, nous pouvons aider à prévenir des pertes coûteuses.
 
QUOI ?

• ARM fournira en tant que modèles d’évaluation, une liste de contrôle des cyberrisques et le formulaire de souscription à l’assurance cyberresponsabilité, et chaque organisation passera en revue son niveau de cyberrisque en s’engageant dans le processus de souscription.
• ARM fournira une liste de prestataires disponibles qui peuvent mener des tests et de prestataires qui peuvent fournir une formation.
• Formation : ARM propose les ressources suivantes en matière de cybersécurité :
  • La cyberresponsabilité.
  • La cybersécurité.
  • Assurer la sécurité des églises en ligne.
  • Parler avec les enfants et les jeunes de la sécurité en ligne.

QUI ?

1. Le comité de gestion des risques de l’organisation.
2. Les employés et les bénévoles.
3. Adventist Risk Management^®, Inc.

POURQUOI ?
Les directives et procédures de sauvegarde sont fondamentales en matière de protection des adultes et des enfants vulnérables. Tout le monde, quel que soit son âge, son sexe, son origine ethnique ou l’étendue de ses capacités, a le droit de participer à une organisation sans avoir à endurer de situations d’abus ou de négligence. Pour éviter d’exposer les adultes ou les enfants vulnérables à la négligence et aux abus, la formation est un impératif. Celle-ci est également nécessaire pour former les employés et les bénévoles du ministère à reconnaître les signes avant-coureurs d’abus.
 
QUOI ?

• Les fédérations vérifieront le nombre actuel de leurs bénévoles et devront le comparer au nombre de bénévoles qui, parmi eux, auront fait l’objet d’un dépistage.
• Les fédérations évalueront la mise en œuvre des plans de protection de l’enfance dans les églises et écoles locales. Un exemple de plan de protection de l’enfance est disponible auprès d’ARM.
• ARM et les fédérations faciliteront ou offriront une formation sur la protection des personnes vulnérables, l’importance du dépistage et le processus de signalement.
• Formation : ARM propose les ressources suivantes sur la protection des personnes vulnérables :
  • Plan de protection de l’enfance.
  • Vérification des références des bénévoles : choses à faire et à ne pas faire.

QUI ?

1. Le comité de gestion des risques de l’organisation.
2. Les employés et les bénévoles.
3. Adventist Risk Management^®, Inc.