Le pasteur Smith de l’Église adventiste du septième jour Acme souhaite laisser une association contre le tabagisme utiliser les locaux de l’église pour ses réunions. Il pense que cette association est sérieuse à propos du message de santé qu’elle véhicule et souhaite soutenir ses efforts pour aider les gens à arrêter de fumer. Le pasteur Smith pense qu’il est important de mettre l’église à disposition de ce genre d’initiative.
Simultanément, le pasteur Smith pense qu’il est nécessaire de veiller à ce que la maison de Dieu soit utilisée en harmonie avec les croyances et pratiques des adventistes du septième jour (SDA). En parlant à ses responsables de conférence, le pasteur Smith a appris qu’il valait mieux disposer d’un accord écrit stipulant clairement les exigences et définissant les limites sur des choses telles que les repas et boissons pouvant être servis, ainsi que les actions pendant que les gens utilisent l’église.
Quelles sont les autres solutions ?
Une entente d’utilisation des installations en est une. Une entente d’utilisation des installations est un contrat, mais n’est pas un bail et n’a pas les mêmes caractéristiques qu’un bail. Il s’agit plutôt d’un contrat qui octroie une licence à quelqu’un qui n’a aucun autre droit d’utiliser le bien immobilier. La licence en question autorise cette personne à utiliser les locaux pour une période de temps et une fin spécifiques. Elle n’octroie en aucun cas au preneur de licence le contrôle exclusif du bien immobilier et n’a aucun lien avec le sol. La licence autorise l’utilisation du bien immobilier à une fin spécifique. Des exemples de ce type d’utilisation pour une église peuvent être un mariage, des funérailles, des programmes pour arrêter de fumer, perdre du poids ou autres événements similaires à court terme. Plus important encore, une entente d’utilisation des installations ne peut pas exiger le paiement régulier d’un loyer au preneur de licence. En présence d’un loyer, une juridiction pourrait juger que l’accord en question est en fait un contrat de location (ou un bail) et non une licence. S’il s’agit d’un contrat de bail, il est plus difficile de mettre fin à la relation et le locataire a beaucoup plus de droits susceptibles de venir grever le sol et le propriétaire du bien immobilier.Toute entente d’utilisation des installations doit également respecter ou inclure la politique locale d’utilisation des installations de l’église. Elle peut être jointe à l’entente en tant que référence. Les églises doivent collaborer avec leur conférence pour développer la politique d’utilisation des installations. Bien qu’un loyer ne peut pas être facturé au preneur de licence, on peut lui demander de payer des frais. Ces frais doivent être clairement stipulés dans l’entente d’utilisation des installations. Ces frais doivent être inférieurs aux tarifs de location pratiqués sur le marché, faute de quoi une juridiction risquerait d’interpréter le document comme un bail concédant par conséquent des droits sur le sol à l’utilisateur qui ne lui serait autrement pas concédés. Ces frais correspondent généralement à des coûts notamment liés à l’entretien et la maintenance, le nettoyage, l’assurance, les services publics et autres coûts analogues. Les frais facturés doivent pouvoir être justifiés dans une certaine mesure. Par exemple, si un programme contre le tabagisme utilise les installations tous les jeudis soirs, quatre jours de services publics peuvent lui être facturés chaque mois. Le calcul doit être logique et justifiable. L’entente ne peut pas être ou ressembler à un accord commercial. Les églises qui prennent part à des activités commerciales peuvent compromettre leur statut d’exonération fiscale et assujettir l’église aux lois relatives à l’hébergement public. Ces lois peuvent entraver la capacité de l’église de limiter certaines pratiques et certains comportements des utilisateurs des installations de l’église.
Réduction des risques et responsabilités
Le propriétaire doit gérer et réduire les risques par le biais de l’entente. Plus spécifiquement, les ententes d’utilisation des installations devraient exiger du preneur de licence qu’il contracte une police d’assurance suffisante et contenant des clauses de dégagement de responsabilité, notamment d’obligation d’indemnisation. L’entente d’utilisation des installations devrait stipuler le type d’assurance requise et les limites de la couverture. Si nécessaire, les noms de l’église et de la conférence doivent apparaître sur les polices d’assurance du preneur de licence comme assurés supplémentaires. Il est important de ne pas se tromper au début, faute de quoi l’église s’expose à des responsabilités pour des activités sur lesquelles elle a un contrôle limité ou aucun contrôle.Une entente d’utilisation des installations doit stipuler qu’il ne s’agit pas d’un contrat de location et que les parties ont l’intention de concéder une licence d’utilisation limitée des installations au preneur de licence. À l’instar d’un contrat, une entente d’utilisation des installations sera jugée comme reflétant l’intention des parties en fonction des termes qu’elle contient. Évitez les ambiguïtés et assurez-vous que le document soit simple et clair.
Pour finir, à l’instar d’un contrat, une entente d’utilisation des installations doit être rédigée avec l’aide et les conseils-experts de votre avocat local. Chaque état et province a des exigences ou des vides juridiques dont il faut tenir compte lors de la rédaction de l’entente. Collaborer avec votre conférence locale ou votre avocat, et utiliser leur expertise et leurs conseils vous aidera à éviter et contourner les éventuels risques.
