Bien souvent, l’église ne maîtrise pas les pressions et rationalisations pour lesquelles se commettent les fraudes. Par contre, elle peut contrôler les possibilités de fraude. Le meilleur moyen de réduire le risque de fraude est d’éliminer les possibilités d’intrusion dans nos systèmes.
Sœur Susy était trésorière de l’Église et institutrice d’école du Sabbat depuis plusieurs décennies. Tout le monde admirait sa volonté d’aider les autres et les enfants adoraient sa classe. Personne n’avait jamais remis en question son travail en tant que trésorière. Les remboursements étaient effectués dans les délais impartis, et selon les relevés de compte mensuels, il y avait de l’argent sur le compte en banque de l’église. Tout le monde était bien content que sœur Susy s’occupe des finances. L’argent de l’église était entre de bonnes mains.Cependant, un jour le scandale éclata, et la police se présenta à la porte de l’église, car notre chère sœur avait détourné des fonds de l’église. Les petites sommes que sœur Susy avait prélevées des offrandes au fil des décennies s’élevaient à des milliers et des milliers de dollars. Lorsqu’on lui demanda pourquoi et comment cela s’était passé, sœur Susy déclara : « La première fois, un étudiant de l’école de l’église avait besoin d’aide pour payer ses frais de scolarité. Puis quelqu’un d’autre a eu besoin d’aide financière. C’est juste devenu une habitude. J’ai toujours eu l’intention de rembourser... »
Les histoires de détournement de fonds sont nombreuses. Malheureusement, ces situations arrivent trop fréquemment. Lorsqu’un nouveau cas est rapporté, on peut se poser les questions suivantes :
Qu’est-ce qui aurait pu empêcher cette fraude d’arriver ?
L’église aurait-elle pu mieux protéger ses ressources ?
Selon l’Association des examinateurs certifiés de fraude (Association of Certified Fraud Examiners), trois facteurs doivent être réunis pour qu’une fraude puisse être commise :
- La pression : une personne doit avoir un motif ou un besoin financier pour commettre une fraude. Dans le cas de sœur Susy, l’étudiant ne pouvait pas payer ses frais de scolarité.
- La rationalisation : une personne doit pouvoir se justifier du fait que ce qu’elle fait n’est pas une mauvaise chose. Sœur Susy utilisait l’argent détourné pour aider quelqu’un dans le besoin. Elle s’était également promis de le rendre.
- La possibilité : pour pouvoir commettre la fraude, il faut qu’une possibilité puisse exister. La faiblesse des contrôles internes de l’église fournissent de telles possibilités. L’église faisait entièrement confiance à sœur Susy pour comptabiliser les offrandes, les déposer et enregistrer les fonds sans devoir rendre de comptes à personne et sans aucune supervision. La possibilité « d’emprunter » de l’argent de l’église existait bien pour elle.
Les contrôles internes sont des processus mis en place par une organisation afin d’assurer l’intégrité du système financier. Les faiblesses les plus répandues de ces contrôles peuvent être liées aux habitudes de travail.
« C’est toujours le trésorier de l’église qui compte et dépose nos offrandes. »
« Notre église est bien trop petite pour que nous nous inquiétions à ce sujet. »
Ou tout simplement, les contrôles ne représentent pas une priorité. Ces faiblesses peuvent facilement être identifiées en vous posant quelques questions :
- Y a-t-il suffisamment de personnes impliquées dans le processus ?
- Quand avons-nous évalué pour la dernière fois les systèmes de contrôle en place pour identifier nos faiblesses ?
- Accordons-nous trop de confiance à la bonne foi d’une seule personne ?
Mise en place des contrôles internes :
Gardez à l'esprit que les contrôles internes que vous allez déployer doivent permettre de protéger les ressources sans pour autant surcharger les personnes qui feront le travail. Ces contrôles doivent être rapides et efficaces.Répartition des responsabilités : Dans l’idéal, la comptabilité et les dépôts seront confiés à des personnes distinctes. Dans la mesure du possible, lorsque le trésorier est en vacances, un trésorier adjoint devrait pouvoir le remplacer pour augmenter les chances d’identification d’activités suspectes.
Manipulation de l’argent : L’argent en espèce ne doit jamais être comptabilisé par une seule personne ou pris à la maison. Sans trace papier, l’argent en espèce est la ressource la plus vulnérable à la fraude. Encourager les membres à toujours faire leurs dons dans des enveloppes fermées ou en ligne.
Approbations : Mettez en place des procédures de désignation de signataires de chèques autorisés, d’approbation en cas de sommes importantes et de rapprochement des comptes. Ces procédures doivent inclure plusieurs personnes.
Conflits d’intérêts : Faites attention de ne pas permettre à un membre de tirer un avantage potentiel, en lui offrant « beaucoup ».
Rappelez-vous constamment que la mise en place de bons contrôles financiers est le meilleur moyen de préserver les intérêts de nos églises et de nos trésoriers, car ils les protègent. En cas d’accusation, les contrôles internes mis en place représentent l’une des seules garanties sur lesquelles on puisse se reposer. Ces contrôles répondront de l’innocence de l’accusé.
En tant que responsables d’églises, nous sommes tous responsables d’atténuer le risque de détournement de fonds. Il incombe à chacun de nous de protéger les ressources financières de notre église. Lorsqu’un don nous est fait, le donateur fait confiance à nos volontaires financiers et à nos contrôles internes pour s’assurer que leur don arrive bien à la destination stipulée. Cette confiance doit être renforcée en mettant en place un processus qui ne repose pas uniquement sur la bonne foi d’un croyant.
