¿Cuál es el plan cuando las cosas salen mal?

Como bien señalara Benjamin Franklin: «si usted no se prepara bien, se está preparando para fracasar». Cuando se trata de planificación para emergencias, esto es totalmente cierto. La pregunta que suele hacerse la gente después de un acontecimiento catastrófico o una emergencia es «Y ahora, ¿qué ocurrirá?». Esta pregunta simple no tiene una respuesta sencilla, pero un plan de continuidad de operaciones puede ayudar a las organizaciones a avanzar con éxito después de una emergencia. En este artículo responderé a preguntas comunes sobre qué es un plan de continuidad de operaciones, cómo crearlo y cómo aprovecharlo al máximo.

¿Qué es un plan de continuidad de operaciones?

Un plan de continuidad de operaciones (BCP) es un documento en el que se describe cómo seguirá operando una organización durante una disrupción no planificada. Debido a que las soluciones están definidas previamente, un BCP puede ayudar a las organizaciones a responder a una serie de necesidades urgentes, por ejemplo, comunicación, acceso a sistemas, o incluso el lugar donde se realizará el trabajo si se produce una disrupción. El BCP ofrece a las personas clave estrategias detalladas para continuar con las operaciones durante las disrupciones a corto y largo plazo.

¿Cuándo debería desarrollar un BCP la iglesia o escuela local? La respuesta es: hoy, o tan pronto como sea posible.

¿Por qué es importante? ¿Ha pensado qué sucedería si su iglesia o escuela local experimentara una emergencia?

Una situación de emergencia puede ser un evento natural, como un incendio, una inundación o un tornado, pero también podría formar parte de otros escenarios, como un corte de electricidad, una amenaza de bomba o disturbios civiles. Independientemente de la situación, usted podría analizar las amenazas y elaborar un BCP para garantizar que las operaciones puedan continuar aun cuando una amenaza se haga realidad. El objetivo de su plan de continuidad de operaciones es esbozar el impacto potencial de las situaciones de emergencia, crear políticas para responder a ellas y ayudar a su organización a recuperarse rápidamente. Los buenos planes de respuesta ayudan a garantizar que se tomen medidas apropiadas y se puedan minimizar los efectos de cualquier pérdida. El objetivo principal de un BCP es proteger al personal y a los activos, tanto durante una emergencia como posteriormente.

Las estrategias eficaces de continuidad de operaciones ayudarán a que el personal y los voluntarios vuelvan a operar con rapidez. Además, aumentarán la capacidad de la organización para cumplir con su misión.

Redactar su plan de continuidad de operaciones

Cada plan de continuidad de operaciones variará significativamente según el tamaño de la organización, el tipo de operación y las circunstancias específicas. Las iglesias y las escuelas deben esforzarse ahora para tener la mejor oportunidad de sobrevivir después de un evento inesperado. Los planes deben ser claros y concisos. Sin embargo, deben incluir suficiente información para que el equipo pueda responder con eficacia al incidente.

Al redactar un BCP deben tenerse en cuenta una serie de factores:

ESCALA: La escala máxima de incidente que el plan pretende abarcar. Por ejemplo, un plan puede indicar: «El objetivo de este plan es permitir el restablecimiento de las actividades realizadas en el edificio X». Sin embargo, si está respondiendo a la pérdida total de todos los edificios del emplazamiento, un BCP operativo diseñado para recuperar las actividades de un solo edificio específico no sería adecuado para su uso.

DERIVACIÓN: A quién se deriva el incidente si es necesario. Si el incidente está fuera del alcance del plan, debe derivarse al equipo de continuidad de operaciones del sitio.

PROCEDIMIENTOS: Detalles de las acciones que deben emprenderse y de las decisiones que deben tomarse.

INFORMACIÓN: La información necesaria (sin ampliar demasiado el plan) para tomar decisiones y emprender las acciones necesarias.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Las funciones y responsabilidades de las personas que utilicen el plan.

5 pasos para crear un plan de continuidad de operaciones

Paso 1: Forme el equipo de gestión de continuidad de operaciones.
La finalidad del equipo de continuidad de operaciones de su iglesia o escuela es implementar y ejecutar el plan. El número de personas que decida incluir en este equipo dependerá del tamaño de su ubicación y de cómo pretenda llevar a cabo el programa. Estas personas prepararán estándares, capacitarán a otros e identificarán procesos para lograr las mejores respuestas a cada emergencia.

Paso 2: Lleve a cabo un análisis de impacto de las operaciones.
Comprenda los riesgos operativos, financieros y físicos de su ubicación en caso de una disrupción. Una vez que elabore su lista de riesgos potenciales, analice cómo estos riesgos podrían afectar a las operaciones y qué puede hacerse para mitigar esos riesgos si se experimentan emergencias o disrupciones.

Paso 3: Identifique las deficiencias de recursos.
Identifique cualquier discrepancia entre los recursos que posee y los que aún necesita. Tenga en cuenta las herramientas de seguridad necesarias para las emergencias, los medios de comunicación, e incluso los recursos necesarios para un refugio en el lugar.

Paso 4: Implemente estrategias de recuperación.
Es muy importante identificar y analizar su riesgo; sin embargo, saber cómo reaccionar y tener un plan de recuperación es imprescindible. Una vez que tenga un plan, es esencial que lo implemente y que informe a todos en el lugar lo que deben hacer en caso de determinadas emergencias. Durante este paso, también debe verificar y actualizar los planos de planta, los números de teléfono de cada persona y los registros de activos y datos.

Paso 5: Practique y mejore.
Como un último paso continuo, siempre es una excelente idea poner a prueba su plan de continuidad de operaciones para asegurarse de que sea eficaz y hacer recomendaciones de mejora. De este modo, podrá asegurarse de que su plan esté actualizado y preparado para hacer frente a cambios inesperados.

Quién, qué, cuándo, dónde y cómo de un BCP

¿CUÁNDO? – ¿Cuándo debe activarse el plan y en qué circunstancias (gravedad del incidente)? Por ejemplo, el plan debe activarse si el edificio se vuelve inhabitable durante un tiempo determinado. Este «período de espera» variará de acuerdo con el tipo de negocio y sus complejidades, según se define en el BCP. Para una iglesia podría ser un incidente de incendio, un brote de pandemia, una catástrofe económica nacional o cualquier incidente que dificulte la capacidad de la iglesia para reunirse y continuar con sus ministerios.

¿DÓNDE? – ¿La iglesia o escuela es inaccesible? En ese caso, ¿dónde está su sitio de recuperación de desastres? Por ejemplo, ¿la iglesia local alquilaría otro edificio después de un incidente? ¿El liderazgo de la iglesia exploró posibles lugares para ubicar a la congregación? ¿La iglesia tendría reuniones virtuales usando una plataforma en línea? ¿Y las escuelas? ¿Su escuela podría mudarse rápidamente a otro lugar y ubicar a todos los maestros y alumnos? Si la escuela tiene más de 100 alumnos, es posible que en la zona no haya suficientes edificios en alquiler para ubicar a todos. Una búsqueda proactiva y una adecuada planificación pasan a ser una parte importante del desarrollo del BCP para su escuela o iglesia.

¿QUIÉN? – ¿Con quiénes hay que ponerse en contacto? ¿Los medios de comunicación, el personal, los clientes, los proveedores? ¿Hay alguien que necesite una consideración específica en el plan, por ejemplo, contratistas, proveedores de cuidado infantil en el lugar o consejeros para el personal? Por ejemplo, si una iglesia local tiene un ministerio de banco de alimentos y la iglesia recibe entregas de camiones todas las semanas, la empresa de camiones debería formar parte del BCP para asegurarse de que se los notifique sobre la nueva ubicación o sobre el cambio de operación. De manera similar, si una escuela alquila salones a consejeros del personal, o si hay contratistas remodelando los baños, debería enviarse una notificación a todas estas partes afectadas.

¿QUÉ? – ¿Qué equipos y comunicación se necesitará? Los equipos y la tecnología desempeñan una función importante en los ministerios de la iglesia y en las escuelas. Mientras contempla posibles incidentes y circunstancias, es importante planificar con anticipación y determinar qué equipos serán necesarios para garantizar que la comunicación siga siendo eficaz y eficiente.

¿CÓMO? – ¿Cómo se comunicará el equipo con el personal, colaborará con los servicios de emergencia, se pondrá en contacto con los medios y contratará actividades de recuperación? Por ejemplo, si se produce un escándalo de abuso sexual en la iglesia o en la escuela, ¿quién se ocupará de manejar la comunicación y de supervisar cualquier contenido de los medios? Se recomienda enfáticamente que las iglesias y escuelas locales trabajen en estrecho contacto con la administración de su conferencia y con el asesor legal de la conferencia, y sigan al pie de la letra el plan de comunicación de crisis de la conferencia.

Poner en práctica el plan

Una vez que se complete el BCP y esté listo para su implementación, es importante realizar un ejercicio de simulacro y practicar el plan. Estos son los pasos para llevar a cabo el ejercicio del BCP:

1. Establezca objetivos sobre la base de incidentes potenciales. Reúnase con los líderes de la junta directiva de su iglesia o escuela, y analice los incidentes potenciales que podrían tener impacto sobre las operaciones diarias/semanales. Pónganse de acuerdo sobre el alcance, las metas, los objetivos y los resultados esperados.

2. Identifique a su equipo. Identifique al equipo de planificación y a las personas clave que practicarán el plan.

3. Diseñe el ejercicio. Planifique y diseñe el ejercicio, que incluya establecer un presupuesto y —cuando sea apropiado— llevar a cabo una evaluación de riesgos para identificar los peligros del impacto sobre las operaciones reales.

4. Organice el ejercicio. Repase los pasos necesarios para llevar a cabo el ejercicio. Es algo similar a practicar un simulacro de incendio con su iglesia o escuela, pero en este caso, también deberá ensayar la parte de continuidad de las operaciones de un incidente de incendio.

5. Reunión informativa. Evalúe e informe el resultado, incluida una reunión informativa con los participantes inmediatamente después del ejercicio.

6. Haga un seguimiento. Aborde toda cuestión planteada en el ejercicio.

 Palabras finales

La preparación y la planificación son dos elementos clave en cualquier estrategia de gestión de riesgos exitosa. Como líderes de la iglesia o de la escuela, tienen la oportunidad que les ofreció Dios de cuidar a las personas y los activos que se les han confiado. Adventist Risk Management espera trabajar con las conferencias, iglesias y escuelas locales para ayudar a su organización en el desarrollo de un plan de continuidad de operaciones (BCP).