Una vez cada cinco años, las organizaciones de la Iglesia Adventista del Séptimo Día presentan su ministerio frente al mundo. En julio de 2015, cuando más de 70.000 hermanos creyentes se reúnan en San Antonio, la sala de exposiciones será uno de los lugares principales que querrán visitar. Ofrecer un ambiente seguro en su espacio debería formar parte del diseño general.
Comencemos desde el principio
El primer elemento en la lista de control para diseñar su puesto es leer atentamente el kit del expositor y comprender todos los requisitos de diseño que debe cumplir. ¿Qué restricciones podrían afectar el diseño del puesto? Por ejemplo, si tiene pensado instalar un puesto de dos pisos para su exhibición, ¿éste cumple con los requisitos de la sala de exposiciones? Todas las áreas de plataformas deben tener certificación para la carga máxima de ocupantes prevista. ¿Estos requisitos harán que usted deba cambiar sus planes?Investigue todos los materiales de construcción. ¿Los materiales elegidos son incombustibles y a prueba de fuego, y cumplen con todos los códigos y reglas federales, estatales y locales? El cableado y los equipos eléctricos utilizados dentro de su espacio también deben cumplir con los estándares de seguridad de la industria. Tener un extintor en los puestos de exhibición de grandes dimensiones es otra práctica de seguridad inteligente.
La iluminación es otro aspecto que debe planificarse con cuidado. Las luces halógenas ofrecen mucha luz, pero pueden recalentarse. Si un visitante a su puesto toca accidentalmente una bombilla halógena, podría quemarse. Para minimizar este riesgo, considere el uso de iluminación LED donde sea posible. Si se utilizan componentes de iluminación adicional, ¿cómo planea suministrar la electricidad necesaria? Los alargues o las regletas de alimentación requieren precauciones adicionales; no deben sobrecargar la capacidad del circuito eléctrico. Todos los cables deben estar tapados o pegados de manera adecuada con cinta aisladora para prevenir posibles peligros de tropezones y caídas dentro de su espacio.
¿Cuál es el patrón de flujo de tránsito en su puesto? ¿Los visitantes pueden moverse con facilidad? Si se produjera un incidente, ¿podrían salir rápidamente hacia un lugar seguro?
Como expositor, es posible que deba contar con un comprobante de límite mínimo de cobertura de responsabilidad civil general de su proveedor de seguros. A menudo se requiere un límite mínimo de cobertura de $1 millón. Las organizaciones denominacionales aseguradas a través de Adventist Risk Management Inc. pueden comunicarse con su ejecutivo de cuenta para recibir asesoramiento sobre sus necesidades de seguro.
En camino
Si el puesto previsto cumple con las especificaciones, es hora de enviar los suministros a su destino final. Deberá elegir un medio de transporte, ya sea alquilar y conducir un camión u optar por una empresa de transporte. Sea cual sea su elección, la cobertura de seguro deberá ser suficiente para cubrir cualquier pérdida. Cuando embale los artículos, sea precavido al envolverlos y etiquetarlos. Use mucho material de embalaje para evitar roturas. No enumere el contenido de las cajas en las etiquetas de envío. Numere las cajas y tenga una lista escrita por separado. Una caja con una etiqueta que reza «reproductor de DVD y monitor de computadora de 27”» atrae más atención que una que reza «Caja N.° 23».Conducir distancias largas en un camión grande no es lo mismo que conducir un auto de pasajeros. El conductor debe ser consciente de la altura y la longitud del camión. Puede haber puentes, pasos elevados y salientes en los muelles de carga que no permiten un paso fácil. Además, recuerde que los camiones grandes demoran más tiempo en detenerse y que deben tener más espacio para giros amplios.
Deténgase y descanse durante el viaje para permanecer alerta. Antes de emprender el viaje, planifique las paradas nocturnas y ubique hoteles donde haya estacionamiento para camiones..
¡Comienza el espectáculo!
La preparación de un puesto requiere vigilancia y buenas prácticas de seguridad. Nunca se pare en una silla para alcanzar algo que está en un nivel superior. Utilice siempre una escalera apropiada para alcanzar la altura deseada. Instale de manera adecuada todos los cableados y alargues. El cableado instalado debajo de alfombras en áreas de alto tránsito puede pelarse y convertirse en un posible riesgo de incendio. Asegúrese de emplear buenas prácticas de seguridad durante el armado y desarmado del puesto.
¿Cómo se controlará la seguridad de los artículos electrónicos, como computadoras, monitores, grabadores, etcétera? No olvide incluir un plan para guardar con seguridad los artículos de regalo cuando el puesto está abierto y después del horario de atención. ¿Cómo se guardarán los artículos personales, tales como bolsos, abrigos y otros elementos cuando el personal está atendiendo el puesto? No piense nunca que una sala de exposiciones es completamente segura, ni siquiera cuando haya guardias de seguridad. Recuerde que usted es responsable de sus pertenencias.
Planificar la seguridad de su puesto de exhibición requiere tiempo y consideración de las necesidades específicas. Cada minuto invertido en promover la seguridad de los visitantes y del personal ayudará a garantizar un evento sin accidentes.
¡Visite el puesto de Adventist Risk Management Inc. durante la Sesión de la Conferencia General 2015! Visítenos para recibir regalos e información práctica sobre cómo prevenir riesgos innecesarios en su organización. En ARM nos preocupamos porque nuestro ministerio es proteger a su ministerio.
¿Cómo se controlará la seguridad de los artículos electrónicos, como computadoras, monitores, grabadores, etcétera? No olvide incluir un plan para guardar con seguridad los artículos de regalo cuando el puesto está abierto y después del horario de atención. ¿Cómo se guardarán los artículos personales, tales como bolsos, abrigos y otros elementos cuando el personal está atendiendo el puesto? No piense nunca que una sala de exposiciones es completamente segura, ni siquiera cuando haya guardias de seguridad. Recuerde que usted es responsable de sus pertenencias.
Planificar la seguridad de su puesto de exhibición requiere tiempo y consideración de las necesidades específicas. Cada minuto invertido en promover la seguridad de los visitantes y del personal ayudará a garantizar un evento sin accidentes.
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