En esta época del año es común que las iglesias, las escuelas y otros ministerios participen en algún evento de servicio comunitario, generalmente una campaña de recolección de ropa o alimentos. Nos sumamos a otras personas de nuestra comunidad para retribuir y ayudar a las familias locales a disfrutar las fiestas también.
En la emoción de las fiestas, es fácil pasar por alto algunos de los riesgos relacionados con las colectas. Para preservar su seguridad y la de su ministerio y garantizar que los elementos donados lleguen a su destino final, tenga en cuenta las siguientes directrices antes de comenzar su evento de servicio comunitario.
Tareas de los voluntarios
La mejor manera de tener una colecta eficiente y organizada es explicar minuciosamente todas las expectativas a los voluntarios que trabajan en el proyecto. ¿Qué funciones deberían implementarse a fin de gestionar las donaciones para su colecta?Cree descripciones de las tareas para ayudar a sus voluntarios a comprender con claridad qué deben hacer. Considere las siguientes posiciones en su planificación:
- Asistente de almacenamiento y encargado de inventario
- Asistente de distribución
- Recepcionista
- Recogida de donaciones
- Mantenimiento y limpieza
Política de donaciones
Después de organizar todas las posiciones para las tareas de los voluntarios, elabore una política o directrices de donaciones. Si las instrucciones son claras, los donantes podrán entender las necesidades generales y los lugares donde pueden donar. Los siguientes son algunos elementos para incluir en la política de donación:- Directrices para vestimenta y ropa de cama
- Directrices para donaciones de alimentos
- Horario de operación
- Lugar de entrega
- Seguimiento de donaciones
- Información de contacto
Deben seguirse otras directrices similares para evitar problemas con la organización que recibe prendas de vestir. Las siguientes son algunas preguntas para tener en cuenta al recibir prendas de vestir:
- ¿Cada prenda fue inspeccionada en forma adecuada?
- ¿La prenda está limpia?
- ¿Está libre de agujeros o roturas?
- ¿Los bolsillos están vacíos? ¿El donante olvidó algún elemento personal dentro de los bolsillos de las prendas?
- Cables eléctricos pelados
- Objetos dañados (fragmentos afilados de vidrio o plástico)
- Baterías vencidas
- Partes rotas que podrían ocasionar lesiones
- Unidades retiradas debido a cuestiones de seguridad
Área de almacenamiento
Por último, asegúrese de realizar un almacenamiento seguro durante su colecta. El espacio de almacenamiento debería tener puertas cerradas con llave, y es preferible que no tenga entrada desde el exterior. Asegúrese de que no haya ventanas rotas y busque grietas en las paredes, los techos o pisos para evitar el ingreso de plagas.Para evitar la infestación de hongos y plagas, almacene los artículos secos en un área seca, limpia y bien ventilada, con una temperatura constante de entre 50 y 70 grados Fahrenheit. Mantenga la temperatura de los refrigeradores y congeladores entre 32 y 40 grados Fahrenheit.
Además, a medida que llegan las donaciones, retire los elementos de sus cajas de cartón cuando sea posible y almacénelos de inmediato. Use estantes independientes en el espacio de almacenamiento; el estante más bajo debe estar como mínimo a seis pulgadas del piso, y los alimentos deben mantenerse a una distancia mínima de dos pulgadas de las paredes.
Para mantener un área de almacenamiento organizada, asegúrese de que los artículos se roten; para ello, etiquételos con la fecha en que se recibieron, y use siempre la siguiente regla: «el que entra primero, sale primero». Publique una lista de control para los voluntarios con las descripciones de lo que significan los diferentes códigos de fechas incluidos en los artículos; por ejemplo, «usar antes de» «vender antes de», «fecha de vencimiento» y «fecha de envasado/fecha de código».
En lo que se refiere a trampas para insectos y roedores, utilice únicamente dispositivos no tóxicos. Nunca rocíe sustancias químicas ni arroje veneno en un área donde se almacenan alimentos. Por último, lleve registros diarios de la limpieza y temperatura de los refrigeradores y congeladores.
