En muchas situaciones, la presión y la racionalización para cometer fraude escapan al control de una iglesia. Pero la oportunidad, no. La mejor ocasión de reducir el riesgo de fraude es reducir las oportunidades prevalecientes en el sistema para que se produzca fraude.
La hermana Susy era tesorera de la iglesia y maestra de la escuela sabática primaria desde hacía varias décadas. Todos admiraban su intenso espíritu de servicio, y los niños amaban su clase. Nadie cuestionó nunca su trabajo como tesorera. Los reembolsos se procesaban oportunamente y los informes de cierre de mes mostraban el dinero en la cuenta bancaria de la iglesia. Todo el mundo se alegraba de que la hermana Susy estuviera a cargo de las finanzas: los recursos de la iglesia estaban en buenas manos.Sin embargo, un día la historia se hizo pública y llegó la policía hasta la entrada de la iglesia: la querida hermana había estado malversando los recursos de la iglesia. Las pequeñas cantidades que la hermana Susy había tomado de ofrendas sueltas durante décadas se habían acumulado hasta transformarse en miles y miles de dólares. Cuando le preguntaron por qué y cómo había sucedido, la hermana Susy respondió: «Al principio, un alumno de la escuela de la iglesia necesitó ayuda para pagar la matrícula. Luego otra persona necesitó ayuda financiera. Simplemente se convirtió en un hábito. Siempre tenía la intención de devolver el dinero...»
Existen muchas historias de desfalco. Por desgracia, estas situaciones ocurren con mucha frecuencia. Cada vez que se informa un caso nuevo, es posible que nos preguntemos:
¿Cómo se habría evitado que ocurriera ese fraude?
¿La iglesia podría haber protegido mejor sus recursos?
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, deben existir tres elementos para que se produzca fraude.
- Presión: Una persona debe tener una motivación o necesidad financiera para cometer fraude. En el caso de la hermana Susy, el alumno no tenía forma de pagar la matrícula.
- Racionalización: Una persona debe justificar por qué lo que hace no está mal. La hermana Susy estaba usando el dinero para ayudar a personas que lo necesitaban. También, se había prometido a sí misma devolver el dinero.
- Oportunidad: Debe existir la ocasión de que se produzca fraude. Las debilidades en los controles internos de una iglesia ofrecen oportunidad. Se depositó una confianza total en la hermana Susy para contar las ofrendas, depositarlas y contabilizar los fondos, sin ninguna rendición de cuentas ni supervisión. Ella tenía la oportunidad de «pedir prestados» los recursos de la iglesia.
Los controles internos son los procesos que implementa una organización para garantizar que exista integridad en todo el sistema financiero. Podrían existir debilidades comunes en estos controles debido a la tradición.
«Nuestro tesorero de la iglesia siempre ha contado y depositado nuestras ofrendas».
«Somos una iglesia demasiado pequeña para preocuparnos por eso».
O, simplemente, porque los controles no constituyen una prioridad alta. Estas debilidades pueden descubrirse fácilmente si respondemos a algunas preguntas:
- ¿Participan suficientes personas en el proceso?
- ¿Cuándo fue la última vez que evaluamos los controles establecidos para detectar las debilidades?
- ¿Estamos depositando demasiada confianza en la buena reputación de una persona?
Establecer controles internos
Tenga en cuenta que se necesitan controles internos que protejan los recursos y al mismo tiempo no sobrecarguen a las personas que hacen el trabajo. Estos controles deberían ser eficientes y efectivos.Separación de obligaciones: Lo ideal es separar las responsabilidades de contabilizar y depositar. En lo posible, cuando el tesorero está de vacaciones, un asistente de tesorero debería reemplazarlo para aumentar la posibilidad de detectar actividades sospechosas.
Manejo de dinero en efectivo: El dinero en efectivo nunca debería contarse a solas ni llevarse a casa. Sin un registro escrito, el dinero en efectivo es el recurso que más se presta al fraude. Anime a los miembros a donar siempre en sobres cerrados o por Internet.
Aprobaciones: Implemente procesos para los signatarios de cheques designados, aprobación de grandes pagos y reconciliación de estados bancarios. Estos procesos deberían asignarse a distintas personas.
Conflicto de interés: Sea consciente del posible beneficio de que un miembro ofrezca un «buen negocio».
Recuerde siempre que establecer buenos controles financieros beneficia a nuestras iglesias y tesoreros, ya que estos controles ofrecen protección. Si se hace una acusación, los controles internos aplicables son una de las únicas seguridades disponibles a las que se puede recurrir. Estos controles dan fe de la inocencia del acusado.
Como líderes de la iglesia, la responsabilidad de mitigar el riesgo de desfalco recae sobre todos nosotros. Cada uno de nosotros es responsable de preservar los recursos financieros de nuestra iglesia. Cuando se hace una donación, el donante extiende su confianza a nuestros voluntarios financieros y controles internos que garantizan que la donación llegue al destino previsto. Esta confianza debe reforzarse con un proceso que dependa de algo más que simplemente la buena reputación de un hermano en la fe.
