«Nunca pensé que podía ocurrirle a nuestra iglesia».
Estas palabras se pronuncian con demasiada frecuencia después de que una iglesia sufre una pérdida financiera. Esta puede ocurrir en cualquier momento y tener consecuencias significativas; entre ellas, pérdida de confianza de la congregación, litigios o acusaciones a miembros de la iglesia. Para desarrollar las previsiones correctas, debemos preguntarnos: ¿qué ocasiona las pérdidas financieras?
1. Debilidad del sistema financiero de la iglesia.
2. Una persona con cargo financiero que controla las finanzas de la iglesia sufre presión.
3. Una persona con cargo financiero racionaliza la perpetración de fraude financiero mediante sus propios mecanismos internos.
¿Ha detectado en estas tres razones dos elementos principales que ocasionan pérdida financiera? Estas son: el sistema y las personas. Estos factores forman la base para proteger las finanzas de la iglesia.
Conozca a su equipo de tesorería
Las personas son el factor de riesgo más importante en lo que se refiere a riesgo financiero, porque pueden acabar con un sistema bien implementado. Sepa a quién elige para cargos financieros y hágales seguimientos habituales. Las personas que conforman el equipo de tesorería de la iglesia no deberían «elegirse porque nadie quería aceptar el puesto». Si eso ocurre, está poniendo en riesgo las finanzas de la iglesia.Los cargos financieros deberían asignarse a personas que tienen una convicción firme en su fe, y conocimiento de mantenimiento de registros financieros. Si una persona no tiene creencias firmes, podría estar dispuesta a robar. Sin una sólida experiencia de negocios, podría cometer errores. A medida que cambien las circunstancias personales, vuelva a evaluar los cargos de su equipo de tesorería.
Establezca funciones y responsabilidades claras
Muchas iglesias no delegan funciones específicas en su equipo de tesorería y provocan falta de responsabilidad. Esta situación confunde a otros miembros con respecto al manejo de las finanzas de la iglesia. Deberían crearse descripciones de las obligaciones para crear responsabilidad como forma de protección contra la falta de responsabilidad.Asignar responsabilidades también permite que las funciones sean claras, y puede evitar el fraude. Por ejemplo, dos diáconos podrían recoger y contar los diezmos y las ofrendas junto a un asistente de tesorería. El asistente de tesorería luego podría depositar los fondos. El tesorero debería confeccionar informes financieros.
De este modo se crea una separación de las obligaciones y un sistema según el cual los diáconos se controlan entre sí para detectar errores de cálculo, y el tesorero genera estados financieros exactos.
Establezca objetivos financieros y revíselos
¿Usted sabe cómo se distribuye el dinero de la iglesia? ¿Su equipo de tesorería conoce los objetivos que la iglesia ha fijado para este año? ¿Cuándo fue la última vez que la junta directiva de la iglesia vio un informe financiero?
Al responder a estas preguntas esenciales, usted garantiza que numerosas personas vean los registros financieros de la iglesia. Permite que el pastor, la junta directiva y el comité de finanzas actúen como auditores de finanzas. También garantiza que los recursos se utilicen de la manera prevista. Si se encuentra algún registro inaceptable, este se investiga.
Estos tres pasos son los pilares fundamentales para minimizar los factores de riesgo humano y crear un sistema financiero óptimo. Dedique tiempo a conocer su equipo de finanzas. Los chequeos de rutina pueden ser excelentes para mantener el sistema financiero de la iglesia. Establecer objetivos y revisarlos generan una razón para prestar atención a las finanzas de la iglesia y confirmar que los objetivos se cumplan. Sin la previsión adecuada de elegir al equipo correcto con numerosos controles y contrapesos, la iglesia permanece abierta a un riesgo financiero significativo.
