Presupuesto para mantenimiento

Todos los años, las juntas escolares y de la iglesia aprueban el presupuesto para el próximo año. Un área que tiende a quedar fuera de la planificación financiera es el mantenimiento de la propiedad. Al elaborar un presupuesto para el mantenimiento de la propiedad, se recomienda implementar un proceso para alcanzar los objetivos de su presupuesto. Estos son cuatro pasos que puede seguir para guiar el presupuesto de las instalaciones de su iglesia:

1. Planifique el mantenimiento regular.
2. Examine el ciclo de vida de los equipos de alto costo, como sistemas de climatización, órganos de tubos, equipos audiovisuales, etc.
3. Reúnase con el oficial de seguridad y analice las necesidades de gastos de capital, que incluyen extender la vida útil del edificio, los equipos informáticos, los equipos de oficina, incluidos muebles y accesorios. ¿Próximamente habrá que hacer renovaciones o agregados importantes?
4. Establezca un fondo de contingencia para manejar los gastos inesperados que surjan durante el año. Como mínimo, comience por financiar el deducible de la cobertura de seguro, ya que los reclamos son repentinos e inesperados. Intentar generar fondos para pagar el deducible del seguro puede ser difícil si este gasto no se incluye en el presupuesto anual.

Cuando se planifique el presupuesto de mantenimiento del edificio, se deben considerar cuatro áreas. Es importante tener en cuenta que, una vez que una junta directiva ha votado la aprobación de un presupuesto, cualquier cambio propuesto requiere de la votación de la junta directiva de la iglesia para poder modificar el presupuesto existente:

1. Operaciones: se incluyen, entre otros, los gastos generales de mantenimiento, limpieza y personal de mantenimiento de rutina.  La exactitud es un componente clave al momento de elaborar presupuestos. Realice cálculos matemáticos reales para las operaciones anuales de su iglesia, que dependerán de su ubicación en el país. Use estas cifras en su planificación.
2. Mantenimiento diferido: esta es la práctica de posponer el mantenimiento. Generalmente, cuando el presupuesto de mantenimiento general no cuenta con los fondos adecuados, aumenta la necesidad de posponer el mantenimiento. El mantenimiento diferido puede significar una carga para la iglesia porque el costo suele ser mayor que el de los costos de mantenimiento generales iniciales. Es importante tener en cuenta que los daños ocasionados por la falta de mantenimiento no están cubiertos por el seguro.
3. Reserva del fondo de capital: se recomienda mantenerse al día con el costo real del ciclo de vida de la propiedad y de los equipos. El oficial de seguridad, en colaboración con el tesorero, deben preparar una lista de todos los activos de la iglesia que tengan un ciclo de vida y hacer una valoración exhaustiva de cada uno de ellos. Una vez determinados esos valores, será mucho más fácil incluir estos aspectos en el presupuesto.
4. Proyectos de capital: estos tipos de proyectos incluyen, entre otros, agregar una habitación, realizar una renovación importante, construir un nuevo edificio para la iglesia, un centro comunitario, etc. Al presupuestar un gran proyecto de capital, es esencial trabajar con su conferencia.

Los líderes de la iglesia deben ser buenos administradores de los activos que se hayan puesto en su cuidado. Se considera que una práctica de administración adecuada debe contemplar la elaboración de un presupuesto que incluya fondos para el cuidado y las necesidades de la propiedad a corto y a largo plazo. La clave es que la junta directiva adopte un enfoque proactivo y establezca procesos, prácticas y reglas que deben seguirse. Una política sencilla que ejerce un impacto significativo es no ignorar el mantenimiento regular.

Cada una de las cuatro áreas del presupuesto (operaciones, mantenimiento diferido, reserva de fondos de capital y proyectos de capital) debe tener una partida única en el estado financiero y contar con fondos suficientes. Establezca como política que jamás se pueda tomar dinero prestado de estos fondos para otros fines. Por último, destine una parte del presupuesto a financiar el deducible del seguro de propiedad para hacer frente a reclamos inesperados.

Su ministerio tiene fondos limitados para satisfacer múltiples demandas. Cuando asigne estos fondos, recuerde que proporcionar y mantener un edificio que sea seguro y agradablemente ascético es esencial para aquellos a quienes asistimos.

Recursos adicionales:

http://fsikc.com/budget-building-maintenance-5-steps/
https://www.libertymutual.com/masterthis/big-ticket-repair-budgeting
https://www.northwesternmutual.com/life-and-money/the-homeowners-guide-to-budgeting-for-home-maintenance-and-repairs/