Firmar contratos

¿Busca campamentos para su retiro de grupos pequeños? ¿Espera poder alquilar por fin esa fotocopiadora comercial para su iglesia local? ¿Se pregunta si debería firmar un contrato con el nuevo profesor de violín que utiliza el aula de música de su academia todos los martes por la mañana?

1. Determine si la persona que firma el contrato es la persona que debe firmarlo.

¿La persona que firma el contrato está autorizada para firmar en nombre de la iglesia o de la escuela? Si es así, asegúrese de que la persona indique claramente su capacidad de representación. Por ejemplo, en lugar de solo firmar «Juan Pérez», debería firmar «Juan Pérez, Tesorero de Apple Conference». No firmar con la debida autoridad, o no indicar que se está firmando como representante de la organización, permite que el firmante sea potencialmente responsable en forma personal de los contratos que firma.[i] Consulte con su conferencia local para ver si los contratos deben ser firmados por un representante de la conferencia.

2. Confirme los nombres legales correctos de las partes.

¿Conoce el nombre legal correcto de su organización? Por supuesto, sabe para quién trabaja, ¿o no? Según sea que su organización esté constituida en sociedad, el nombre de su organización puede ser más largo de lo que cree y quizá no sea el nombre que se utiliza habitualmente. Compruebe siempre el nombre legal oficial de su organización en las oficinas correspondientes.

3. Confirme las fechas y los términos del contrato.

La duración de un contrato comienza en la fecha de entrada en vigencia del mismo, que suele ser la fecha de su firma. Cuando las partes firman en fechas diferentes, el contrato entra en vigencia en la fecha firmada por la última parte. ¿El contrato estipula cuándo finalizan los términos del contrato? Si no se especifica una fecha de finalización en el contrato, se recomienda proporcionar una fecha de finalización para evitar cualquier incertidumbre.

4. Asegúrese de que el contrato establezca con claridad qué ocurre si algo sale mal.

Los contratos se firman para determinar lo que debe ocurrir cuando algo no sale según lo previsto.

• Busque disposiciones de modificación y renuncia. ¿Existe alguna flexibilidad en las disposiciones del contrato en caso de que se produzca un cambio en las necesidades o condiciones operativas? Por ejemplo, ¿es posible renegociar las condiciones de un calendario de pagos durante el período contractual?[ii]
• Busque las cláusulas de incumplimiento. ¿Qué sucede cuando los bienes o servicios prometidos no se cumplen según lo prometido en el contrato? ¿La solución prevista en el contrato es aceptable para su organización?
• ¿Qué tarifas y penalizaciones pueden aplicarse o activarse? Algunas de las tarifas más comunes que pueden encontrarse en los contratos son las tarifas por retraso en el pago, las tarifas por fondos no suficientes y las tarifas o cargos por incumplimiento de todas las condiciones del acuerdo.[iii]

5. Localice los requisitos de seguro y responsabilidad.

Los contratos con cláusulas de seguro suelen indicar la cobertura mínima requerida y los eventos que desencadenan la responsabilidad. Consulte con su conferencia o con su ejecutivo de cuenta (AE) de Adventist Risk Management, Inc. (ARM) si los requisitos de seguro establecidos están cubiertos por su póliza de ARM. Su ejecutivo de cuenta podrá aconsejarle si se necesita una cobertura adicional. También puede aconsejarle sobre los requisitos de seguro que debe solicitar a la otra parte.

6. Revise el contrato con un abogado.

Si es posible, revise siempre su contrato con un abogado local. Al revisar un contrato, existen varias disposiciones que un abogado con experiencia tendrá en cuenta, como el alcance del acuerdo y las condiciones de pago.[iv] También se asegurará de que cumpla con las leyes locales aplicables.

7. Designe un gestor de contratos.

Una vez que el contrato fue firmado y ejecutado, lo ideal sería que su organización tuviera una persona encargada de gestionar todos los contratos firmados. Esta persona guardaría copias de todos los contratos firmados y haría un seguimiento de las fechas en un calendario independiente. Esto se refiere no solo a las fechas de inicio y finalización durante el plazo del contrato; también puede incluir anotar la primera fecha cuando se permite la rescisión anticipada o establecer un recordatorio algunas semanas antes de que venzan las renovaciones. Todos los plazos implícitos del contrato deben marcarse en un calendario.

Lo ideal sería que el gestor de contratos también supervisara todas las firmas digitales utilizadas por la organización. Se aseguraría de que las firmas digitales y los sellos de firma se almacenen en una ubicación segura con acceso restringido. Las firmas digitales y los sellos de firma son fácilmente susceptibles de abuso y siempre debe accederse a ellos con cuidado.[v]

Conclusión

Los contratos pueden ser abrumadores. Aunque un abogado puede ser de gran ayuda, nadie está tan familiarizado con su ministerio como usted. Los siete puntos anteriores ofrecen información útil para asegurarse de que su contrato esté listo para ser firmado y se cumpla adecuadamente.