Como administradores financieros, debemos ser prudentes con los recursos que se nos confían en nuestros ministerios de la iglesia y cómo se utilizan. Eso incluye tomar medidas para evitar fraudes y desfalcos. Actualmente, muchas iglesias están utilizando tarjetas de débito en sus ministerios. Si lo hace, es esencial que comprenda los riesgos y tome las medidas correctas para evitar pérdidas con su uso.
El Diary of Consumer Payment Choice 2019 (Diario de elecciones de pago de los consumidores) del Banco de la Reserva Federal destaca que, en el 2018, se usó una tarjeta de débito o crédito para el 51 % de las transacciones financieras, mientras que el dinero en efectivo y los cheques representaron solo el 32 % de las transacciones. El año anterior se usaron dinero en efectivo o cheques en el 36 % de los casos, y las tarjetas representaron el 47 % de las transacciones. Con la llegada de PayPal, Venmo, Square, Apple Pay y muchas otras opciones de pago electrónico, el sencillo método de usar cheques o dinero en efectivo poco a poco está perdiendo popularidad.Si bien existen muchas formas de pago, en este artículo analizamos específicamente el uso de tarjetas de débito en el ámbito de la iglesia local. Una tarjeta de débito puede ofrecer beneficios, si se la compara con una transacción en efectivo, pero también puede conllevar algunos riesgos no tan evidentes. Es esencial ser consciente del costado de riesgo de la ecuación para poder tomar una decisión informada. Las siguientes son algunas de las situaciones típicas:
- Una tarjeta de débito puede ser una forma conveniente de depositar cheques y efectivo en una cuenta bancaria. Aun así, también puede facilitar que alguien simplemente extraiga fondos rápidamente sin ningún control. Utilizar formularios de depósito con el cajero del banco, ¿puede ser una opción más directa y menos riesgosa?
- Aunque las tarjetas de débito disminuyen el riesgo de usar solo efectivo, favorecen las transacciones fraudulentas. Según el banco o la empresa de tarjetas, esas transacciones podrían no ser reembolsables. Si la facilidad de pago es el objetivo, una tarjeta de crédito sería preferible debido a que posee una protección más sólida contra el fraude.
- Una tarjeta de débito puede reducir el tiempo de procesamiento de reembolso para un tesorero de la iglesia. Por otra parte, será necesario implementar controles adicionales que podrían requerir más tiempo.
Si aún está expuesto a los riesgos que conlleva usar una tarjeta de débito, debe establecer algunos controles básicos. Un control es un proceso que se utiliza para administrar recursos y disminuir la posibilidad de que ocurra fraude. Cada vez que se implementa un cambio en un proceso financiero, es esencial reevaluar los controles implementados y desarrollar otros nuevos si son necesarios.
Estos son algunos controles que debería contemplar si su iglesia ha estado usando tarjeta de débito o está pensando en hacerlo:
- Un proceso de conciliación de transacciones es fundamental. Deben presentarse sin demora recibos u otros documentos acreditativos para corroborar todas las transacciones. Sin este control no debería contemplarse nunca el uso de una tarjeta.
- Todo usuario de tarjeta recibe y firma una Política de uso de tarjeta de débito/crédito. En este documento se indican las responsabilidades de las distintas partes. Se establece la seriedad de aquello que se les confía. Adventist Risk Management tiene un ejemplo de política aquí.
- Usted podría configurar su cuenta para prohibir extracciones de efectivo con la tarjeta de débito. De esta manera, la tarjeta de débito puede usarse para hacer depósitos, pero se elimina el riesgo de extracciones no autorizadas y se limita el acceso de fondos a aquellas personas con autoridad para firmar cheques.
- La junta directiva de la iglesia debería votar qué líderes de la iglesia reciben tarjetas y limitar el número de tarjetas a solo las más esenciales. A medida que los líderes del ministerio cambian, haga una revisión periódica para determinar si las tarjetas de débito siguen siendo necesarias para esas personas.
- Considere la estrategia de poner límites de gastos y autorización. La junta directiva podría optar por establecer un límite de $500 sobre las compras y requerir aprobación previa del pastor, el tesorero o el primer anciano. Además, no todo el mundo necesita tener el mismo límite de gastos. También piense en la posibilidad de establecer una suma de extracción máxima por día o por extracción. Un límite más bajo implica menos riesgo.
El acceso a los fondos de la iglesia con una tarjeta de débito trae consigo responsabilidades que deben tomarse en serio. Si no se reconocen y controlan los riesgos adicionales, esas responsabilidades no deberían asumirse. En todo control siempre debería equilibrarse el control del riesgo con la carga de implementarlo. Un control demasiado arduo de monitorear o practicar con eficiencia se desmoronará rápidamente cuando se descubran atajos. Revise periódicamente los controles implementados para evaluar si se utilizan y si son efectivos. Muchas de estas responsabilidades recaerán en el tesorero de la iglesia, quien deberá implementar los controles y monitorearlos. Agradezco especialmente a todos los tesoreros de las iglesias, que dedican muchas horas de servicio a nuestras iglesias locales. A veces es fácil olvidar que la tesorería es un ministerio fundamental para la misión. Sin cada uno de ustedes, nuestra iglesia no podría avanzar en su misión de alcanzar a las personas perdidas de este mundo. ¡Gracias!
Referencias
Diary of Consumer Payment Choice
Ejemplo de política
Créditos de imagen: iStock/SARINYAPINNGAM
