Como organizador de eventos para su ministerio, su objetivo es que estos tengan éxito. Un punto de referencia para evaluar los eventos es asegurarse de que todo el mundo se vaya satisfecho sin un rasguño.
Los eventos de un ministerio combinan personas, actividades y lugares, lo que implica un cierto nivel de riesgos. A continuación, enumeramos cinco áreas clave que servirán para proteger su evento y a los asistentes, independientemente de si se trata de un acto social de la iglesia, una campaña evangelístico, una feria de ciencias escolar o un camperee.
1. Leyes y normativas
Puede tratarse de normativas tan simples como si se puede o no lanzar cohetes o tan complicadas como la cantidad de personas que puede albergar al mismo tiempo el recinto. Si conoce qué tipo de normas afectan a su evento, los asistentes podrán gozar de una mayor seguridad. Hable con el encargado del recinto o el jefe de bomberos local para saber qué leyes son aplicables y decida cómo planificar el evento para cumplirlas.
2. Security
Como la iglesia está abierta a todo el mundo, es posible que necesite estar preparado para detener a aquellos que quieran perjudicar el evento. Algunas de las medidas que puede adoptar son:
- Establezca un perímetro alrededor del evento y permita entrar únicamente a las personas registradas o invitadas.
- Coloque a personas que vigilen las distintas áreas del evento. Se encargarán de ayudar a los participantes e informar de conductas sospechosas.
- Si llegara a ser necesaria la presencia de seguridad armada, hable con su ejecutivo de cuentas para que le asesore sobre la adquisición de una cobertura de seguros con la responsabilidad civil apropiada y que se asegure de que haya un contrato adecuado con un servicio de seguridad profesional.
"Es posible que necesite estar preparado para detener a aquellos que quieran perjudicar el evento."
3. Emergencias
Una situación de emergencia puede ir desde una picadura de abeja hasta una evacuación total. Para estar preparado a responder ante cualquier emergencia, forme un equipo de respuesta ante emergencias, lleve a cabo una evaluación de riesgos del recinto, elabore planes de acción de emergencia y haga ejercicios de simulación antes del evento.
4. Niños
Si en el evento van a participar niños, planifique su seguridad y supervisión. Deje claro en sus anuncios promocionales si habrá servicio de guardería o si los padres tendrán que ocuparse de vigilar a sus hijos. Si su evento ofrece servicio de guardería:
- Diseñe un procedimiento de ingreso y salida para que los padres o los tutores dejen a los niños a su cuidado.
- Tenga en cuenta un mínimo de dos adultos capacitados para que supervisen cada actividad o grupo y siga las proporciones de supervisión más ventajosas para el nivel de riesgo que implique la actividad.
- Es posible que también necesite formularios de consentimiento para cada uno de los niños que vaya a participar.
- Elabore un plan sobre qué hacer en caso de que un niño desaparezca como parte de su plan de acción para emergencias.
"Si van a participar niños en el evento, planifique su seguridad y supervisión."
5. Alimentos
Las comidas informales en las que todos contribuyen con un platillo, los sociales, los haystacks (platillo que suele llevar totopos acompañados de frijoles, verduras, lechuga y salsas), cenas ágape o una buena comida para la hermandad son esenciales en muchos de los eventos de la iglesia. Si en la actividad que planea va a haber comida, asegúrese de que esta está en perfecto estado y garantice la seguridad de su personal de cocina.
- Capacite al personal sobre las normas de seguridad, los protocolos y el equipo de cocina.
- Asegúrese de que el equipo de cocina está en buenas condiciones de funcionamiento.
- Tenga en cuenta que la comida debe conservarse a la temperatura adecuada. Los alimentos perecederos no pueden permanecer sin refrigerar durante más de dos horas.
Los eventos son una de las formas en las que disfrutamos de la camaradería y ministramos al mundo. Tenga cubiertas estas cinco áreas para proteger su próximo evento y que todo el mundo pueda divertirse.
