Quizá usted haya tenido que pedirle a alguien que firme una exención, o seguramente haya tenido que firmar una en algún momento. ¿Alguna vez se ha preguntado cuál es el verdadero propósito de un formulario de exención? Este artículo aportará claridad al propósito de las exenciones y a su función como una herramienta en su ministerio.
En este artículo se utiliza el término exención, pero a menudo también oirá hablar de formularios de permiso o de renuncia. Estos términos poseen definiciones diferentes, pero a menudo se utilizan en forma indistinta con este sentido.Una exención es un contrato. Es un acuerdo por escrito entre dos o más partes, por el que se intenta limitar o eximir a una parte (persona u organización) de exposición a la responsabilidad a cambio de permitir que una persona participe en una actividad. Posee limitaciones, y es solo una herramienta entre muchas de las que contiene su caja de herramientas operativas.
Sin duda no es conveniente hacer firmar exenciones a los participantes o padres/tutores y recopilarlas en cada actividad. Entonces, ¿qué importancia real tienen los formularios de exención para nosotros, y por qué debemos insistir en su uso?
Limitaciones de una exención
Las exenciones son algo así como un faro que proyecta una luz, pero en realidad no impide que un barco se estrelle contra las rocas. Lo que sí pueden hacer es formar un acuerdo, comunicar la naturaleza de la actividad. Sumada a un programa efectivo, una exención puede hacer que una persona o un padre/tutor considere si el evento es algo que desea hacer.Lamentablemente, una exención firmada no evitará la responsabilidad de la organización. Las exenciones tienen limitaciones, y la ley no las favorece. Los jueces intentarán limitarlas o excluirlas, ya que la ley considera que las exenciones son injustas y, en muchos casos, no son lo suficientemente específicas como para constituir un acuerdo de voluntades. El solo hecho de que usted haya notificado a una persona sobre un riesgo, y que esta haya firmado la exención que pretende proteger a la organización de responsabilidad, no merece una defensa completa en caso de reclamo. Los eventos bien organizados, con prácticas de gestión de riesgos sólidas, son su mejor defensa.
En general, no es conveniente depender de exenciones entregadas cinco minutos antes de que el autobús parta hacia el evento. Las exenciones deberían entregarse días o semanas antes del evento, y debería haber tiempo suficiente para revisiones y preguntas.
En general, cuanto menos específico sea el texto de la exención, menos utilidad tendrá. La especificidad es esencial, ya que los tribunales se oponen a hacer valer exenciones a futuro o exenciones que pretenden limitar la responsabilidad en eventos futuros. Un tribunal buscará saber si la exención fue una «exención a sabiendas». Dicho de otro modo, la persona que firmó la exención, ¿entendía cabalmente lo que estaba autorizando? Una exención general puede dar la impresión de ser mejor, pero es menos probable que se haga valer. En algunos casos, una exención muy amplia puede excluirse de las pruebas contempladas por un jurado.
El impacto de la firma de un padre para un niño menor de edad también es limitado. En la mayoría de las jurisdicciones, los padres no pueden renunciar a los derechos de un niño bajo ninguna circunstancia. Si un niño resulta herido debido a una negligencia de la iglesia, el niño es el titular del reclamo, no sus padres. En la medida en que un padre tiene un reclamo contra la iglesia por la lesión de un niño, su firma puede impugnar su reclamo parental. Aun así, tendrá poco efecto sobre el reclamo del niño menor de edad.
Esta es la razón por la que debe usar una exención
Política: En algunas ocasiones podría requerirse un formulario de exención, permiso o renuncia debido a la política; por ejemplo, en un ámbito escolar o para Conquistadores u otras actividades juveniles. Consulte con su conferencia para asegurarse de utilizar los formularios requeridos.Atención médica de emergencia: Una autorización médica es un tipo común de exención que a menudo se necesita para obtener tratamiento médico de emergencia, especialmente para menores de edad. Por ejemplo, si no se obtienen autorizaciones médicas antes de un viaje misionero al extranjero, la atención médica podría demorarse o denegarse.
Comunicación: Los formularios de exención también pueden servir como herramienta de comunicación formal. Es una forma de poner sobre aviso a una persona, como un padre o un tutor legal, sobre las actividades y riesgos que se planifican o prevén. Extiende una invitación a esa persona para que responda con información o una decisión acerca de su propia participación, o la de su hijo menor, en esa actividad o evento. Debe advertirse que una exención no debería ser la única herramienta de comunicación. Son preferibles la exención y otras formas de comunicación por escrito en las que se describe claramente el evento. De esta manera se detalla mejor qué sucederá en el evento. En el caso de algunos eventos que incluyen actividades de mayor riesgo, debería programarse una reunión o sesión de orientación.
Por ejemplo, su formulario podría informar a un padre que su grupo de jóvenes pasará tiempo en un campamento, y que habrá caminatas por el bosque y natación. Se solicita que el padre tenga en cuenta esta información y acepte que el niño puede participar con los riesgos conocidos o no acepte y el niño no participe.
Si un niño tiene una alergia conocida que se agravaría en una caminata por el bosque o si el niño no sabe nadar, serían motivos por los que un padre podría decidir no autorizar la participación del niño en una o ambas actividades. Como mínimo, la exención iniciará algún tipo de conversación sobre los detalles del evento y qué medidas de seguridad existen para mitigar el riesgo.
Es cierto que cada caso tiene sus propias características y detalles específicos, pero no ayudará a su defensa que no utilice las protecciones básicas de una buena exención.
¿Qué función tienen las exenciones?
Si bien las exenciones no pueden aislar totalmente a una organización de los reclamos, existen varios motivos por los cuales es esencial tenerlas, sin contar el de evitar la responsabilidad completamente. La exención puede ser prueba de:- Consentimiento parental para que un niño menor de edad participe en la actividad descrita específicamente.
- Declaración parental de que un niño menor de edad puede participar en el evento (p. ej., si la actividad incluye navegar o nadar, los padres o tutores deberían indicar si el niño sabe nadar).
- Una declaración voluntaria de afecciones médicas, incluidas alergias o restricciones alimentarias, que podrían ser relevantes para la operación del evento o para un proveedor médico.
- Una oportunidad para que los padres/tutores enumeren cualquier actividad en la que NO desean que el niño participe. Tenga en cuenta que, si se indica una restricción, la organización patrocinante DEBE cumplirla.
- Autorización para que el personal o una persona designada específicamente tome decisiones médicas de emergencia en beneficio del niño menor de edad.
Es posible que su conferencia ya tenga este formulario para que usted use. Le recomendamos que consulte con su oficina y utilice el formulario que hayan preparado para usted. De lo contrario, comuníquese con su representante de Adventist Risk Management, quien con gusto pondrá a su disposición nuestra plantilla de formulario. Aun así, nuestra plantilla debería ser revisada por su conferencia y por el asesor legal de su localidad y modificarse para su uso.
En el mejor de los casos, todos los padres y tutores legales deberían firmar el formulario de exención. Lo ideal sería que las firmas se certifiquen. Si solo un padre o tutor firma, el padre que no firmó podría intentar desentenderse de la exención en un reclamo o en una demanda.
Las exenciones deberían guardarse durante cierto tiempo después de finalizado el evento. Si se trata de menores de edad, podrían ser años, muchos años. Es contraproducente arrojar a la basura el formulario después de volver de la excursión, ya que no es probable que se hagan reclamos hasta un tiempo después del evento. Las exenciones pueden escanearse y almacenarse electrónicamente. A fin de cuentas, una exención en la basura no ayudará a la organización si se presenta un reclamo.
Espero que este artículo le haya dado cierta idea de lo que las exenciones pueden y no pueden hacer, y lo que usted intenta lograr cuando le pide a alguien que firme una exención. Recuerde estos tres consejos:
- La exención debería redactarse en lenguaje claro.
- La exención debería describir claramente las actividades reales y específicas que formarán parte del evento planeado.
- Por último, debería darse tiempo suficiente a los padres y tutores para revisar la exención y hacer preguntas.
- Deberían tomarse medidas sobre la base de las respuestas y de la información compartida.
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