Benjamin Franklin dijo: «si usted no se prepara bien, se está preparando para fracasar». Esta afirmación resalta un aspecto central de la gestión de riesgos: la preparación y la planificación. Aunque se prepare y planifique con anticipación para evitar posibles riesgos y responsabilidades, no hay garantía de que no tendrá un incidente durante el evento. Sin embargo, sin duda agrega capas de protección y lo ayuda a estar preparado para hechos inesperados.
Para ayudarlo en el proceso de planificación y preparación, Adventist Risk Management ofrece un formulario titulado: Lista de verificación para la planificación de actividades en viajes o fuera del área. En este documento se indican los elementos esenciales de gestión de riesgos que deben analizarse durante la fase de planificación de cualquier actividad de la iglesia o de la escuela.Transporte
Es importante resaltar lo que se debe y lo que no se debe hacer al elegir el medio de transporte adecuado para el evento o la actividad. La política de trabajo de la División Norteamericana (NAD) prohíbe el uso de camionetas para 15 pasajeros y recomienda vehículos alternativos, como por ejemplo monovolúmenes, SUV y autobuses escolares. Si desea más detalles sobre el peligro que representan las camionetas para 15 pasajeros, conozca más sobre los riesgos y las alternativas.Suponga que su iglesia o escuela local decide usar un vehículo privado. En ese caso, el vehículo debe inspeccionarse para garantizar que esté en buenas condiciones y pueda usarse para la próxima actividad. Las reparaciones y el mantenimiento deben documentarse y guardarse en el archivo.
Selección de conductor
Elegir al conductor adecuado es fundamental para reducir las posibilidades de que ocurra un accidente automovilístico. La política de trabajo de la NAD establece que los conductores deben "tener la licencia correspondiente y cumplir con todas las leyes federales, estatales y/o provinciales para la clase de vehículo que se conduce. La edad mínima recomendada para los conductores deberá ser de veintiún (21) años. Podrá permitirse una edad mínima de diecinueve (19) años con la aprobación de los directivos de la conferencia. El expediente de conducción (expediente de tránsito) de cada conductor se obtendrá de los registros estatales/provinciales y se revisará en forma regular. Los conductores deberán tener un expediente de conducción aceptable durante los tres años anteriores, con no más de dos citaciones de tránsito y sin accidentes que deriven en la condena de un delito menor o infracción penal al conducir cualquier vehículo. Cuando un/a conductor/a no cumpla con la anterior norma de conducción, no se lo/a podrá asignar para un puesto de conducción ni podrá conservarlo." [1]Elementos administrativos
- Notas de autorización de padres o tutores y formulario de aceptación de riesgo. Es importante describir y ofrecer suficientes detalles sobre la próxima actividad y sus riesgos.
- Formularios de autorización médica. Estos formularios ayudan a los organizadores y líderes a asistir a los participantes durante una emergencia médica si estos necesitan atención médica.
- Aprobación de actividad/lugar por parte de las autoridades correspondientes. Si organiza un evento que se celebrará en un lugar que es propiedad de la ciudad/estado/provincia, es fundamental solicitar aprobación antes de la fecha del evento. También deberá proporcionar la documentación correspondiente, como certificados de seguros, solicitud, etc.
- Seguro médico por accidente. Según el tipo de actividad y el lugar geográfico donde se realice la actividad, podrá obtenerse una póliza suplementaria a través del sitio web de ARM en travel hub. El objetivo de esta póliza es dar cobertura a la persona adonde vaya durante el período seleccionado que se indica en la solicitud. Visite nuestro sitio web, https://adventistrisk.org/en-us/insurance, o comuníquese con la oficina de su conferencia o con el ejecutivo de cuenta de ARM para obtener más detalles sobre cada cobertura específica.
Supervisión
Es un área en la que la organización de la iglesia recibe numerosos reclamos y acusaciones con respecto a que la organización no proporcionó una cantidad suficiente de supervisores o supervisores de calidad para la actividad asignada. En consecuencia, se recomienda enfáticamente analizar este elemento fundamental de la seguridad junto al liderazgo de la iglesia o escuela local.Cuando se eligen voluntarios como supervisores para cualquier actividad de la iglesia o escuela, estos deben evaluarse cuidadosamente para minimizar el riesgo de abuso. La política de trabajo de la NAD en su Sección FB 20 indica que
todos los voluntarios deben participar en un procedimiento de investigación de antecedentes, que incluye la firma de un Formulario de información para el ministerio voluntario, en la medida de lo posible, una verificación de antecedentes penales, y se recomienda que haya tres (3) referencias personales, siempre que sea posible. No se tendrá en cuenta a aquellas personas que presenten formularios incompletos para un puesto de voluntario.[2]
Planificación para emergencias
Si ocurriera algo inesperado en su próximo evento, ¿estaría preparado? Pensar con originalidad y tener en cuenta las peores posibilidades pueden ayudarlo a estar preparado y listo para actuar con rapidez. Por ejemplo, podría salvar la vida de un niño si tiene un EpiPen en caso de una reacción alérgica. Esté preparado para analizar y debatir diferentes planes de preparación para emergencias según el tipo de actividad.Actividad y equipo de seguridad
Es sumamente importante elegir el equipo adecuado necesario para realizar con seguridad cada actividad. El tipo de equipo y de suministros necesarios podrían depender de la actividad y del lugar del evento. Los líderes deben garantizar que haya equipos de seguridad apropiados y suficientes para cada participante, y que todo esté en buenas condiciones antes de cada viaje.La preparación y una planificación adecuada son las claves del éxito. La herramienta de gestión de riesgos de ARM, «Lista de verificación para la planificación de actividades en viajes o fuera del área», le ayuda a recordar todos los elementos de seguridad esenciales al organizar una actividad de la iglesia o de la escuela.
Artículos relacionados y recursos:
- FORMULARIO DE INSPECCIÓN DEVEHÍCULO PREVIA AL VIAJE
- PREVENCIÓN DE ACCIDENTES VEHICULARES
- Qué debe hacer y qué no debe hacer CUANDO VERIFICA REFERENCIAS
- Directrices para Supervisión de jóvenes
- EQUIPO DE RESPUESTAS PARA CRISIS ESCRIPCIÓN DE ROLES
Referencias:
[1] La política de trabajo de la NAD- Selección del conductor - Registro / calificaciones del conductor - sección S 60 31 titulada Seguro del vehículo. bajo el # 4
[2] La política de trabajo de la NAD en su Sección FB 20 página # 347
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